Pieniądze freelancera – jak o nie zadbać? [Zacznijmy Od Słowa, odc. 5]

Freelancer i pieniądze – jak zarządzać budżetem, kiedy jesteś freelancerem i/lub prowadzisz własną działalność? Jak zadbać o finanse, jak nie bać się podatków i rachunków i jak rozsądnie budować oszczędności przy nieregularnych dochodach? O tym w piątym odcinku podcastu Blog Firma.

Niezależnie od tego, czy czytałeś mój artykuł Freelancer i pieniądze – organizacja budżetu w jednoosobowej działalności czy nie, zachęcam Cię do przesłuchania jego rozbudowanej wersji w formie podcastu. Opowiadam tam o swoim systemie zarządzania budżetem firmowym oraz finansami osobistymi, który pozwala mi na budowanie oszczędności i rozsądne gospodarowanie pieniędzmi. Sprawdź, być może podobny system zadziała u Ciebie, a być może zainspiruję Cię do tego, byś po prostu zainteresował(a) się stanem swoich finansów. Miłego słuchania!

Pieniądze freelancera – podcast

Przesłuchaj również na:

• iTunes
• Spotify
• YouTube
• Castbox

Transkrypcja odcinka:

Dzisiejsze nagranie powstało w oparciu o wpis, który kilka miesięcy temu opublikowałam na moim blogu – klaudynamaciag.pl – a który poświęcony jest właśnie freelancingowi i pieniądzom. Ponieważ jest to bardzo ciekawy temat, uznałam, że warto ten wpis przenieść na wersję audio i trochę go rozbudować. W dużej mierze będę opierać się oczywiście na jego treści ale będę ją także uzupełniać i rozbudowywać, bo oczywiście troszeczkę się od tamtego czasu zmieniło. Miłego słuchania!

Finanse freelancera – jak nimi zarządzać?

Bardzo często jestem pytana o to, w jaki sposób zarządzam swoimi firmowymi finansami, bo niestety jest tak, że freelancerzy czy początkujący przedsiębiorcy mają ogromny problem z zachowaniem płynności finansowej, co często kończy się tym, że po prostu firmy upadają, albo kiedy przychodzi ten moment, w którym trzeba zapłacić duży ZUS, zaczyna się taka panika, taka histeria, że jedyna myśl jaka przychodzi do głowy to właśnie to, żeby zamknąć firmę. Niestety jest tak, że freelancerzy czy początkujący przedsiębiorcy bardzo często popełniają taki sam błąd, jaki popełnia wielu beneficjentów programów socjalnych tzn. wydają pieniądze jeszcze zanim je dostaną. Można to zauważyć chociażby na wielu forach internetowych, gdzie ludzie się oburzają, że “socjal” jeszcze nie został zapłacony, a oni mają niezapłacone rachunki, oni mają coś zaplanowane, chcieli zrobić zakupy. Tak nie powinno się to odbywać. Wydajesz pieniądze dopiero jak je masz, i miej świadomość, że to nie wszystko są Twoje pieniądze. Dopiero jak je odpowiednio podzielisz, możesz w jakiś sposób sobie nimi dysponować. Poza tym ludzie często nie posiadają żadnej poduszki finansowej i to dotyczy zarówno przeciętnego obywatela, jak i przedsiębiorcy. Ludzie nie wiedzą ile zarabiają, ile wydają, nie potrafią oddzielić pieniędzy firmowych od prywatnych, i coś co jest zmorą naszego społeczeństwa, czyli nie gromadzą oszczędności, co jest ogromnym, ogromnym błędem. Dzisiaj na swoim przykładzie, opowiem o tym jaki system zarządzania finansami w jednoosobowej firmie dobrze sprawdza się u mnie, i jaki system pozwala na zachowanie komfortu psychicznego i stabilizacji od pierwszego do ostatniego dnia miesiąca.

Budżet w jednoosobowej działalności

Jak zorganizować budżet w jednoosobowej firmie? Przede wszystkim uważam, że należy to robić z głową i dobrze jest mieć konkretny plan działania. Przynajmniej na początku niezbędne jest notowanie ile mamy wydatków oraz ile potencjalnie w danym miesiącu zarobimy. To pozwoli nam na to, że mając przed oczyma czarno na białym jak wygląda sytuacja, jesteśmy w stanie po prostu określić jak będzie wyglądał ten nasz budżet. Możemy na niego spojrzeć całościowo i możemy go rozsądnie zaplanować. Oczywiście mam świadomość, że w świecie freelancingu jest to kosmicznie trudne, gdyż freelancerzy mają w większości nieregularne dochody i czasem po prostu nie wiedzą co ich czeka. Natomiast zakładam, że jeśli jesteś freelancerem, który zdecydował się na założenie swojej firmy, to masz już jakieś zaplecze, np. stałych klientów, pewny zarobek, umowy długoterminowe itd. itd. Dlatego też spójrz wstecz i przyjrzyj się tym swoim comiesięcznym zarobkom. Czy jest jakaś minimalna kwota, którą zarabiasz w miesiącu? Jeżeli jest, to właśnie w oparciu o nią zaplanuj swój budżet, czyli to jest właśnie takie niezbędne minimum, które masz i na nim bazujesz. Może się zdarzyć, że w danym miesiącu zarobisz trzy razy więcej, a może się zdarzyć, że zarobisz tylko tyle. Dlatego właśnie tylko na tej kwocie opieraj swoje szacunki. Natomiast zarobki z tych mniejszych, pojawiających się spontanicznie, nagle, krótkoterminowo zleceń, traktuj jako nadwyżkę finansową i od razu lokuj na oszczędnościach, po prostu bez gadania lokuj na oszczędnościach.

Uważam, że gromadzenie oszczędności, jest naprawdę bardzo ważne, zwłaszcza jeśli jesteś freelancerem i Twoje dochody nie są regularne. W razie jakiegoś potknięcia, gorszego miesiąca, w razie choroby, w razie nieplanowanego wyjazdu na Karaiby, zawsze możesz się poratować swoim zapleczem finansowym i nie musisz martwić się o to, że nie opłacisz ZUS-u, skarbówki, nie opłacisz rachunków, zobowiązań, faktur itd. Dlatego oszczędności muszą być. To jest zresztą podstawa w każdym gospodarstwie domowym, niezależnie czy pracujesz na etacie czy właśnie prowadzisz swoją firmę, zawsze musisz mieć jakieś pieniądze.

Prosty system zarządzania finansami w jednoosobowej działalności

Jak ja zarządzam finansami w swojej działalności? Mój system jest bardzo prosty i bardzo dobrze sprawdza się od samego początku funkcjonowania firmy. Natomiast zanim ja do tego przejdę to ważna kwestia, o której warto powiedzieć – jestem VAT-owcem, czyli za usługi wystawiam faktury VAT, co w praktyce oznacza, że klient przelewa na moje konto kwotę netto np. 1000 zł oraz 23% VAT-u. To 23% – w tym przykładzie będzie to 230 zł – ja muszę oddać skarbówce. Ale ponieważ część wydatków mogę wliczyć w koszty, to np. jeśli kupię tablet za tysiaka plus VAT to te 230 zł nadwyżki zostanie na moim koncie. To jakie wydatki można rozliczyć, są to kwestie przeróżne, to jest np. sprzęt, oprogramowanie, usługi telekomunikacyjne, podróże do klienta, wyposażenie biura, naprawdę wiele, wiele innych spraw.

Jak ten system wygląda u mnie? Posiadam konto firmowe i na nim dwa dodatkowe subkonta o nazwach: VAT plus podatek oraz oszczędności firmowe. W tym samym banku posiadam też konto prywatne z rodzinnym kontem oszczędnościowym oraz z kontem mojej córki. Mam do nich bardzo łatwy, szybki dostęp w bankowości internetowej. Natomiast oczywiście to nie jest niezbędne i jeżeli masz problem z rozdzielaniem finansów rodzinnych, prywatnych, osobistych od tych firmowych, to lepiej mieć te konta zupełnie gdzieś, totalnie daleko od siebie.

1. Zacznij od podatków

Pierwszy punkt u mnie to: zaczynam od podatków, czyli kiedy wpływa do mnie płatność za fakturę to ja, od razu, natychmiast, jak tylko zobaczę, że przelew doszedł, przelewam odpowiednie sumy na subkonta. Na subkoncie podatkowym ląduje kwota vat oraz kwota na podatek dochodowy. Ja traktuje te pieniądze tak jakby ich w ogóle nie było, nigdy ich nie miałam, to są pieniądze skarbówki niestety i ja ich nie mam, po prostu. Dlaczego to jest takie ważne? Niestety jest tak, że kiedy przychodzi dzień kiedy trzeba przelać pieniądze do skarbówki to wielu przedsiębiorców orientuje się, że nie ma odpowiedniej sumy, ona gdzieś uleciała, rozpłynęła się itd. Jeżeli Ty nie chcesz mieć takich problemów, to w myśl zasady, że czego oczy nie widzą tego sercu nie żal, po prostu naucz się traktować kwoty przelewane państwu tak, jakby były dla Ciebie od początku niedostępne. Mówię tu szczególnie o takim rozliczeniu comiesięcznym, ponieważ wiem, że są osoby, które rozliczają podatek, np. kwartalnie i ma to dla nich sens właśnie pod tym względem, że mogą sobie tymi kwotami manewrować, w coś inwestować, być może jakoś je nawet pomnażać. Nie wiem. Ja płacę podatek co miesiąc, i tak to właśnie wygląda u mnie.

2. Inwestuj w siebie

Punkt drugi: inwestuję w siebie. Jeśli chodzi o takie kwoty z każdej faktury, które ja przelewam dalej, to to nie jest koniec. bo stały element – punkt nr 1 – 10% zarobków przelewam na oszczędności firmowe, czyli na to drugie konto, subkonto z oszczędnościami firmowymi. Na co je przeznaczam – na sprzęt, na oprogramowanie, na rozwój firmy, na domeny itd. Natomiast 5% zarobków przelewam na oszczędności emerytalne. W tym celu założyłam konto w innym banku korzystając z promocji bankowej, bo lubię z nich korzystać. To jest takie zwykłe, dobrze oprocentowane konto oszczędnościowe. Założyłam je dlatego, że jak dotąd nie potrafię się zdecydować, czy nie chciałabym dołączyć do programu typu indywidualne konto emerytalne czy konto zabezpieczenia emerytalnego. Jeszcze nie zgłębiłam tego tematu na tyle, żeby się na coś zdecydować. Póki co ląduje to na koncie oszczędnościowym. Ktoś może zapytać dlaczego Ty dziewczyno trzydziestoletnia, w ogóle oszczędzasz na tę emeryturę i ja zawsze odpowiadam na to: ja nie wierzę, że dostanę emeryturę od naszego słodkiego państwa, a jeżeli nawet jakimś cudem się to zdarzy, to nie będą kokosy, dlatego jeśli ja chcę mieć jakiś komfort, jakąś stabilizację, psychiczny spokój w przyszłości, to właśnie dlatego odkładam od lat. 

3. Pilnuj stałych opłat

Punkt trzeci: pilnuję stałych opłat. To wygląda tak, że ja mam kilka bardzo dobrych, stałych umów, długoterminowych, niektóre ciągną się już kilka ładnych lat, które gwarantują mi to, że co miesiąc na początku miesiąca ja dostanę konkretne sumy pieniędzy. Dlatego jak tylko one na moje konto wpłyną, to od razu opłacam ZUS i księgowość, bo to są takie moje stałe wydatki oraz zasilam kartę wirtualną. Ja w ING mam kartę wirtualną, która służy do takich płatności pobieranych jak z karty kredytowej. Zaletą karty wirtualnej jest to, że zasilam ją konkretną kwotą, nie mam tam bezlimitowego zasobu pieniędzy, który mógłby się jakoś dziwnie rozpłynąć. Dlatego zasilam tę kartę o konkretne kwoty, które też co miesiąc płacę. To jest pakiet fotograficzny od Adobe, który kosztuje 9,99 euro. To jest pakiet MS Office, który kosztuje 8,80 euro, abonament we Freepik.com – jest to strona z ikonami, zdjęciami do pobrania i tam płaci się miesięczny abonament 9,99 euro, chyba, że płacimy za rok z góry to wtedy wychodzi 7,50 euro a jeszcze można znaleźć jakiś kod promocyjny zawsze w internecie. ale ja akurat płacę co miesiąc 9,99 euro. Do stałych opłat należy także u mnie spłacanie pożyczki firmowej, ponieważ mam już taką na swoim koncie. Poczyniłam ją jakoś w maju, i wiąże się to z tym, że uczestniczyłam w Mini Akademii Smart Brand Joanny Ceplin i bardzo mnie to przekonało do tego, żeby wykupić pełny abonament, pełną akademię, która obejmuje szkolenia online oraz szkolenia stacjonarne. Kosztowało to ok. 4500 zł i ja postanowiłam na ten cel wziąć właśnie taką pożyczkę. To jest pożyczka w moim banku, w ING spłacana co miesiąc automatycznie z mojego konta, ja ją też nadpłacam, żeby szybciej się tego pozbyć. Uważam, że była to bardzo dobra, bardzo fajna inwestycja. Nie wstydzę się tego, że właśnie w ten sposób opłaciłam ten program ponieważ już teraz on mi się zwraca. Właśnie już teraz mogę o tym powiedzieć, że on mi się zaczął zwracać, a biorąc pod uwagę to, że zainspirowana przez działania na grupie dla uczestników akademii, zaczęłam pisać ebooka, i ten ebook właśnie powstaje i moim zdaniem jest bardzo fajny ale zobaczymy jak się spodoba innym, to już niedługo zacznie się zwracać jeszcze bardziej. Nie żałuję, że co miesiąc coś tam z konta mi jest zabierane bo było po prostu warto. 

4. Odkładaj automatycznie

Kolejny punkt: odkładam. Na tym koncie z oszczędnościami firmowym, ląduje nie tylko te 10% od każdej faktury ale też wszelkie nadwyżki z konta podatkowego, czyli wiecie, ja na to konto podatkowe przelewam cały mój VAT potencjalny, cały potencjalny podatek dochodowy ale że działalność wiąże się z różnymi kosztami, to finalnie ta kwota do zapłacenia urzędowi skarbowemu wychodzi niższa, w związku z czym co miesiąc jakaś część podatków do mnie wraca. Jak wspomniałam wcześniej to konto służy głównie do inwestowania w rozwój, w sprzęt, do pokrywania jednorazowych wydatków, np. domeny czy hosting. W temacie odkładania, jeżeli myślisz, że nie możesz sobie pozwolić na takie 10% po prostu zacznij od kwot drobnych, czyli 5 zł od każdej faktury, 5% od każdej faktury. Zwiększaj ją stopniowo jeżeli zauważysz, że odkładanie nie sprawia Ci żadnych problemów. W każdym, przesadziłam, nie w każdym, ale w wielu poradnikach na temat finansów przeczytasz, że nie ma czegoś takiego, że nie możesz oszczędzać, bo ludzie często mówią, że są zbyt biedni żeby oszczędzać co, fachowcy są zgodni co do tego, że to nie jest prawda, że zawsze istnieje jakaś kwota, którą możesz zaoszczędzić i ja uważam, że tak właśnie jest. Możesz zacząć od drobnych kwot, konkretnej sumy lub procentów. Ważne żeby w ogóle odkładać.

5. Płać sobie i buduj oszczędności

Punkt piąty: to wypłata dla siebie i budowanie oszczędności. Tak jak mówiłam, ponieważ kluczową sprawą jest dla mnie oddzielanie finansów osobistych od firmowych, to ja co miesiąc przelewam także konkretną kwotę na swoje konto osobiste czyli konto dzielone z mężem, którą przeznaczamy na życie. To jest taka powiedzmy wypłata dla naszej rodziny, natomiast reszta ląduje na koncie oszczędnościowym gdzie odkładamy na przeróżne rzeczy: wakacje, meble, naprawy samochodu, sprzęty, zachcianki, inne tego typu rzeczy, które wymagają zgromadzenia większej sumy pieniędzy. 

6. Bierz pod uwagę własne okoliczności

Ostatni punkt, na który warto zwrócić uwagę to to, że ja nie jestem sama, mam męża, mam z nim wspólny budżet, co jest dla mnie naturalne, że wszystkie pieniądze są tutaj wspólne, poza pieniędzmi firmowymi oczywiście  bo to jest oddzielna kwestia. Dla uproszczenia to wygląda tak, że rachunki opłacamy z wypłaty mojego męża, reszta idzie na życie, część idzie na oszczędności, i tak to się układa. Natomiast jeśli jesteś singlem albo masz totalnie oddzielny budżet ze swoim partnerem, to w tym punkcie w którym mówiłam o stałych opłatach musisz uwzględniać też te wszystkie czynsze, prądy, gazy i wszystkie inne, stale opłacane rachunki.

Czy posiadanie konta firmowego jest obowiązkowe?

Ostatnia kwestia, o której warto wspomnieć to: czy trzeba posiadać konto firmowe. Teoretycznie do niedawna było tak, że nie, natomiast od 1 listopada 2019 r. nawet jednoosobowe działalności gospodarcze muszą posiadać rachunek firmowy. Chodzi tutaj o wprowadzenie split payment. Wprowadzono je już rok temu, natomiast teraz jest obowiązkowe dla transakcji równych albo przekraczających 15 000 zł brutto, więc teoretycznie nadal nie musimy mieć konta firmowego jeżeli z tej funkcji nie korzystamy, jeżeli takich kwot nie przekraczamy. Natomiast zawsze może się zdarzyć, że nasz kontrahent właśnie za pomocą tej transakcji podzielonej nam będzie chciał zapłacić i to już będzie dla nas problem bo nie będziemy mieli stosownego subkonta na naszym koncie.

Warto konto firmowe mieć nawet jeżeli nie ma takiego obowiązku, ponieważ jest to wygodne i pozwala na zdrowe oddzielenie finansów osobistych od finansów firmowych. Niestety często problemy się biorą z tego, że po prostu nam się te pieniądze rozpływają gdzieś na boki. Przychodzi zapłata za fakturę, od razu płacimy rachunki, od razu wydajemy w galerii handlowej itd. Potem kiedy przychodzi do zapłacenia za ZUS to jest płacz, kiedy przychodzi zapłacenie skarbówce to jest płacz, zastanawianie się gdzie to jest, gdzie to było, gdzie to się rozpłynęło, co z tym zrobić itd. W ogóle w tym temacie poleciłabym prowadzenie budżetu domowego. Ja prowadziłam przez bardzo długi czas budżet domowy na podstawie arkuszy od Michała Szafrańskiego z bloga Jak oszczędzać pieniądze. Ja już z tego nie korzystam z tego względu, że po prostu zabierało nam to bardzo dużo czasu, ale też po roku udało nam się wdrożyć, że mniej więcej zaczęliśmy bardzo dobrze, bardzo rozsądnie kontrolować ten budżet. Natomiast jeśli Ty, Twoja rodzina, Twoja firma macie problem z kontrolowaniem budżetu to warto zastanowić się nad prowadzeniem go, nad spisywaniem wydatków, prowadzeniem tabelek w Excelu. To może się wydawać strasznie męczące, możecie do tego wykorzystać jakąś aplikację bo jest ich całe mnóstwo i zawsze są pod ręką, zwłaszcza, że z telefonami ludzie się teraz nie rozstają. Ważne, żeby zacząć, żeby spróbować. Zachęcam do tego bo może się okazać, że w jakiś sposób zmieni to Twoje życie, zmieni Twoje myślenie o pieniądzach i zmieni Twoje podejście do finansów.

Mam nadzieję, że dzisiejszy temat wydał ci się interesujący i że warto było posłuchać o tym jak wyglądają finanse w świecie freelancingu. Mój system się u mnie bardzo dobrze sprawdza. Ty musisz wypracować własny. Możesz oprzeć się na tym o czym mówię ja, możesz poszukać własnych ścieżek ale ważne, żeby do kwestii budżetu firmowego, do kwestii zarobków – jako wolny strzelec – podejść po prostu rozsądnie, z konkretnym planem, pomysłem, żeby się nie gubić, żeby się nie martwić stałymi opłatami, żeby mieć komfort, że wiesz w jakiej jesteś sytuacji, wiesz na co możesz sobie pozwolić, i wiesz, że masz poduszkę finansową na sytuacje awaryjne. To jest ogromny komfort i ogromny spokój kiedy wiesz, że masz wszystko pod kontrolą. Tego Ci właśnie życzę.