planowanie-kwartalu-klaudyna-maciag
||

Jak podsumować i zaplanować kwartał – sprawdzone sposoby [Zacznijmy od słowa, odc. 21]

Planowanie i podsumowywanie kwartału to bardzo ważne elementy codziennej organizacji – tak biznesowej, jak i osobistej. Dzięki nim możesz określać cele i wyznaczać projekty, które chcesz zrealizować w ciągu najbliższych trzech miesięcy, a przede wszystkim – tworzyć w oparciu o nie plan działania ułatwiający ich realizację.

W tym artykule poznasz odpowiedzi na pytania, dlaczego warto planować kwartalnie i jak się przygotować zarówno do podsumowania trzech miesięcy, które już za Tobą, jak i zaplanowania kolejnych. Poznasz też sprawdzone sposoby na to, jak skutecznie się organizować w perspektywie kwartalnej.

Wersja audio – jak podsumować i zaplanować kwartał:

Planowanie kwartalne – spis treści:

Dlaczego warto planować kwartalnie? 

Planowanie kwartału różni się nieco od planowania miesiąca czy roku – jest to perspektywa na tyle długa, że plan działań możesz rozłożyć na kilkanaście tygodni, a jednocześnie na tyle krótka, że jej cel jest dla Ciebie jasno widoczny, a nie migocze gdzieś niewyraźnie przy końcu roku.

Dzięki planowaniu kwartalnemu możesz w ciągu roku regularnie analizować swoje wyniki, osiągnięcia, sukcesy i porażki – i reagować na nie od razu, zamiast czekać z wnioskami i podsumowaniami do przełomu grudnia i stycznia. To z kolei sprawia, że kolejne kwartały wykorzystasz lepiej, jeśli na bieżąco kontrolujesz, co się u Ciebie sprawdza, a co nie.

Będzie to przydatne zarówno jeśli prowadzisz własną działalność i potrzebujesz solidnej analizy i planowania działań biznesowych, jak i w przypadku działań „osobistych”, dotyczących np. samorozwoju, edukacji, aktywności fizycznej czy pracy na etacie.

Podsumowanie kwartału – do czego jest nam potrzebne?

Czym innym jest planowanie działań, a czym innym – analizowanie ich i podsumowywanie. To dwa oddzielne etapy organizacji czasu i nad oboma warto się pochylić.

Jeśli dotąd nie planowałaś/eś kwartału – nie ma problemu ­– podsumowanie tak czy siak możesz przeprowadzić. Pomogą Ci w tym przygotowane przeze mnie pytania.

A jeśli zastanawiasz się, dlaczego warto podsumowywać kwartał, oto kilka najważniejszych argumentów:

  • ocena postępów – brzmi „poważnie”, ale chodzi tu przede wszystkim o przeanalizowanie swoich działań i wyciągnięcie wniosków, co działa, a co jeszcze dobrze by było poprawić, które cele nadal chcesz realizować, a z których rezygnujesz, co mamy już wykonane, a czego jeszcze nie itd.;
  • motywacja – na co dzień raczej nie zastanawiamy się, ile osiągnęliśmy, jakie projekty zrealizowaliśmy, do których celów się zbliżamy itd. – dzięki spojrzeniu z lotu ptaka na mijające miesiące jesteś w stanie dostrzec więcej i bardziej docenić swoje wysiłki;
  • planowanie na przyszłość – dzięki wnioskom wyciągniętym w czasie podsumowania możesz skuteczniej zaplanować kolejne działania, aby następny kwartał przyniósł Ci jeszcze więcej satysfakcji i spełnienia.

Wierzę, że brzmi to dla Ciebie na tyle sensownie, że przekonasz się do planowania kwartalnego – i że już teraz zaczniesz od podsumowania ostatnich trzech miesięcy (jeżeli, tak jak ja dziś, właśnie zamykasz kwartał).

Ważne – w tym artykule poświęcam uwagę planowaniu kwartału, ale z powodzeniem wykorzystasz poniższe pytania także podsumowując miesiąc lub rok.

podsumowanie-kwartalu-jak-zrobic

Podsumowanie kwartału – etap przygotowań

Na etapie przygotowań do podsumowania kwartału wykonaj kilka kroków:

  • zarezerwuj w kalendarzu czas na podsumowanie – minimum pół godziny, choć wiedz, że możesz potrzebować go więcej;
  • wybierz narzędzia, które wykorzystasz podczas pracy – np. aplikację do notatek, planer czy zeszyt;
  • zbierz wszystkie źródła, w których znajdują się informacje o Twoich działaniach z ostatnich trzech miesięcy – np. kalendarz, program do zarządzania zadaniami, planer, bullet journal itp.;
  • znajdź wygodne miejsce do pracy, wyłącz powiadomienia w telefonie, poinformuj bliskich, że potrzebujesz godziny dla siebie – i całkowicie skoncentruj się na zadaniu, które Cię czeka.

Zasady obowiązujące podczas podsumowywania kwartału:

  • poświęcasz pełnię uwagi podsumowaniu;
  • wyłączasz emocje i uruchamiasz obiektywizm;
  • nie wystawiasz sobie ocen, nie ganisz za niewykonane zadania;
  • nie fałszujesz wyników i stawiasz w 100% na szczerość – nikt nie będzie przecież zerkał Ci przez ramię i sprawdzał, czy odpowiednio „ładnie” realizujesz wyznaczone sobie zadania.

Przygotowania za Tobą, możesz więc przejść do samego procesu podsumowywania.

jak-zaplanowac-kwartal

Podsumowanie kwartału – jak je przeprowadzić?

Nie ma znaczenia czy planowałaś/eś zadania na mijający kwartał – tak czy siak na początek czeka Cię analiza tego, co się w ostatnim czasie u Ciebie działo.

Krok 1: przejrzyj narzędzia do organizacji

Przygotowując się do podsumowania, zbierałaś/eś wszystkie źródła, w których znajdują się informacje o zadaniach, projektach i działaniach, które realizowałaś/eś. Teraz jest pora na skrupulatne przejrzenie ich i wynotowanie, co się działo.

Narzędzia, które ja wykorzystuję, to:

  • Kalendarz Google – znajdują się w nim informacje dotyczące projektów, w których brałam udział, a które wiązały się z konkretnymi terminami (np. gościnny występ w czyimś podcaście, prelekcja wygłoszona na żywo itd.).
  • Todoist – moje wirtualne centrum dowodzenia z wszystkimi prywatnymi i biznesowymi projektami i zadaniami.
  • Nozbe – narzędzie, które wykorzystuję do komunikacji i wykonywania zleceń dla sklepu NOBLE.
  • Preply – miejsce, w którym znajduję wszystkie informacje dotyczące moich konwersacji z serbskiego i angielskiego.

Dawniej korzystałam też z mnóstwa narzędzi papierowych – i chociaż dalej mam na biurku czy ścianie organizery, dzięki którym jeden rzut oka wystarcza na zorientowanie się w planach i zadaniach, to i tak te same informacje znajdują się tam, gdzie muszę je mieć zawsze pod ręką, czyli w aplikacji i kalendarzu.

Krok 2: wypisz swoje projekty i cele

Stwórz listę celów i planów realizowanych w ostatnim kwartale – zarówno tych, które zostały zrealizowane całkowicie, jak i ledwo rozpoczętych. Tych, które planowałaś/eś otwierając kwartał oraz tych, które pojawiły się spontanicznie. Niech to będzie lista wszystkiego, co działo się lub miało się dziać w mijającym kwartale.

Przykłady? „Wymiana drzwi w kuchni”, „Zamówienie prezentu ślubnego”, „Dopisanie trzech rozdziałów pracy magisterskiej”, „Opublikowanie ośmiu wpisów na blogu” itd.

Krok 3: oceń stopień realizacji projektów i celów

Obok każdej z wymienionych na liście pozycji dopisz w jakim stopniu zostały one zrealizowane. W przypadku celów liczbowych („osiem wpisów”) będzie Ci łatwiej określić, w jakim procencie zostały zrealizowane, ale w przypadku innych pozostanie Ci ocenianie „mniej więcej” – i to też jest jak najbardziej okej.

Krok 4: wyciągnij wnioski

Czarno na białym widzisz, które cele realizujesz, a które nie zostały nawet ruszone. Odpowiedz na poniższe pytania, aby wyciągnąć wnioski ze swoich dotychczasowych działań

  • Co napawa Cię największą dumą, kiedy patrzysz na swoją analizę?
  • Które wydarzenie z ostatniego kwartału uważasz za najbardziej znaczące?
  • Jak myślisz, co sprawiło, że niektóre z zadań mają status wykonania 100%? Co pomogło Ci je zrealizować? Kto dał Ci wsparcie? Czy miałaś/eś tutaj jakąś szczególną motywację?
  • Z których projektów i planów nie jesteś zadowolona/y?
  • Dlaczego niektóre cele pozostały zupełnie nieruszone? Czy zabrakło Ci na nie czasu, motywacji, zapału? A może nie masz wiedzy lub wsparcia, aby z nimi ruszyć?
  • Czy zamierzasz kontynuować projekty, których nie ruszyłaś/eś w poprzednim kwartale? Jeśli tak, to jakie kroki podejmiesz, aby zacząć z nimi działać?
  • Dlaczego niektóre cele zostały rozpoczęte, ale niezrealizowane do końca? Czy masz co do nich dalsze plany?
  • Które działania były dla Ciebie skuteczne w realizacji zadań, a które okazały się porażką?
  • Czy były osoby, które pomagały Ci w działaniach i czujesz, że mogłyby Ci jeszcze pomóc?
  • Które cele zamierzasz sobie całkowicie odpuścić i wykreślić z listy planów do zrealizowania?
  • Jakie wnioski dotyczące organizacji i realizacji zadań wyciągasz dla siebie z ostatniego kwartału?

Dzięki pogłębionej analizie działań, które już za Tobą, łatwiej Ci będzie przejść do planowania kolejnego kwartału i osiągnięcia pożądanych rezultatów w najbliższym czasie.

jak-planowac-kwartal

Jak planować kwartał – sprawdzone sposoby

Zaplanowanie kwartału to nie taka straszna sprawa, jeśli mamy za sobą analizę swoich dotychczasowych działań. Wiemy już, co się dobrze u nas sprawdza, a co nie oraz mamy wyznaczone kolejne cele do zrealizowania.

Teraz już tylko kroków dzieli Cię od zaplanowania kwartału – a jeśli teraz się tym zajmiesz, kolejne podsumowanie przyjdzie Ci dużo łatwiej.

Krok 1: odpowiedz na pytania pomocnicze

Poniższe pytania pomogą Ci w zaplanowaniu udanego kwartału:

  • Jaki jest Twój główny (jeden!) cel na najbliższe trzy miesiące?
  • Co musi się wydarzyć, abyś za trzy miesiące uznał(a) ten kwartał za udany?
  • Co zrobisz, jeśli nie będzie Ci się chciało pracować nad którymś z celów? Jak znajdziesz do tego motywację? Jak zauważysz, że to jest ten moment, w którym trzeba z projektu zrezygnować?

Znasz już odpowiedzi? W takim razie przejdź do kolejnych kroków.

Krok 2: wyznacz cele i projekty do zrealizowania

Po pierwsze: na Twojej liście powinny znaleźć się cele i plany niezrealizowane w poprzednim kwartale. Oczywiście bierz pod uwagę wyłącznie te, przy których chcesz/musisz pozostać.

Po drugie: dorzuć do listy także nowe cele, jeśli takie się pojawiły (np. przygotowanie do wywiadu, uruchomienie nowego profilu w mediach społecznościowych itd.).

Pamiętaj, że warto wyznaczać konkretne cele – idealnie, gdy da się je wyrazić liczbą, ponieważ wtedy łatwiej Ci będzie dostrzec, czy je zrealizujesz.

  • Przykład złego celu: „Rozwinę bloga”.

Jak zrobić to lepiej? „Osiągnę liczbę 20 000 wyświetleń w każdym z miesięcy”.

  • Przykład złego celu: „Zdobędę popularność na Instagramie”.

Jak zrobić to lepiej? „Zdobędę 1000 nowych obserwatorów dzięki działaniom organicznym”.

  • Przykład złego celu: „Będę bardziej aktywna fizycznie”.

Jak zrobić to lepiej? „Każdy dzień zacznę od jogi, każdy wieczór zakończę piętnastoma minutami rozciągania”.

tablet-planowanie-kwartalu

Krok 3: wybierz pierwsze działanie

Przy każdym z celów i projektów dodaj jedno zadanie, które pozwoli Ci ruszyć do przodu. Ma to być najmniejszy możliwy krok, jaki jesteś w stanie zrealizować od razu.

Przykład: „Ustawię przypomnienie na 21:00 każdego dnia, aby zacząć trening”, „Zadzwonię do sklepu meblowego z prośbą o wysłanie do mnie aktualnego katalogu”.

Krok 4: wpisz projekty i cele w harmonogram

Pierwsze kroki zaplanowane? Świetnie! Teraz pora na dalsze działania – i na umieszczenie ich w kalendarzu, harmonogramie czy aplikacji do zarządzania zadaniami. Możesz do listy zadań dorzucić także regularne, np. cotygodniowe, kontrolowanie postępów nad realizacją poszczególnych celów. W ten sposób istnieje większa szansa, że „dopilnujesz” swoich projektów, aby na pewno doprowadzić je do końca.

Krok 5: nie zapominaj o tym, co masz do zrobienia

Proces podsumowywania i planowania może być bardzo przyjemny, ale okaże się stratą czasu, jeśli nie będziesz pamiętać o tym, co chcesz osiągnąć. Dlatego właśnie polecam regularne śledzenie postępów, analizowanie na bieżąco, czy nadal dany cel chcesz realizować i pamiętanie o tym, co chcesz osiągnąć. Jeśli odkopiesz listę z celami dopiero za trzy miesiące, aby znów z przekąsem podsumować, że „znowu w życiu mi nie wyszło”, to albo już teraz daj sobie spokój, albo przyłóż się do swojej roboty.

Naprawdę warto!

Przeczytaj inne wpisy dotyczące organizacji czasu i planowania:

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *