Zarządzanie projektami w copywritingu: jak efektywnie organizować pracę i dostarczać projekty na czas?

Jeżeli jesteś freelance copywriterem lub CEO we własnym biznesie, efektywne zarządzanie projektami w copywritingu jest jedną z umiejętności, którą powinieneś u siebie rozwinąć, jeżeli chcesz maksymalnie wykorzystywać czas, jaki masz na pracę oraz swój potencjał w działaniu.

Dlatego też w tym artykule opowiem Ci o tym, jak efektywnie organizować pracę i dostarczać projekty na czas. Te porady skierowane są głównie do copywriterów i content writerów, ponieważ specjalizuję się w edukowaniu właśnie braci copywriterskiej, ale nic nie stoi na przeszkodzie, aby wykorzystać je także w innych dziedzinach. Wiele z nich ma uniwersalny charakter i przyda się freelancerom i soloprzedsiębiorcom z różnych branż.

Tym artykułem chcę odkryć przed Tobą narzędzia i strategie pomagające odnieść sukces w copywriterskim biznesie, ale nie tylko. Poruszę także temat skutecznej komunikacji z klientami oraz motywacji do działania. Dzięki tym poradom i strategiom staniesz się jeszcze lepiej zorganizowanym freelance copywriterem (czy też właścicielem copywriterskiego biznesu – obojętnie!).

To jak, jedziemy z tym? Zapraszam do lektury!

Jak efektywnie organizować pracę – wersja audio

Posłuchaj w apkach podcastowych, na YouTubie, w Apple Podcasts lub Spotify.

Dlaczego zarządzanie projektami w copywritingu jest tak ważne?

Zanim przejdziemy do strony praktycznej, możesz sobie stawiać pytanie, dlaczego w ogóle warto pochylać się nad tematem zarządzania projektami. Niewykluczone, że tak generalnie, to doskonale sobie radzisz w swoim biznesie. Nie masz zbyt wielu opóźnień, sporadycznie dopada Cię stres związany z terminami i masz poczucie, że dobrze jest, jak jest.

Co nie znaczy, że nie może być lepiej. Dobra organizacja pracy, pozwoli Ci na:

• lepsze wykorzystywanie zasobów (czasu, energii, budżetu);
• łatwiejsze skupienie na celu, do którego dążysz;
• skuteczniejsze monitorowanie postępów własnych działań (oraz reagowanie na pojawiające się problemy);
• poprawę efektywności pracy (poprzez optymalizację procesów);
• wzmocnienie wizerunku eksperta (zapewniasz jakość, pokazujesz, że działasz profesjonalnie, pozostawiasz po sobie i swojej pracy dobre wrażenie);
• uniknięcie stresu związanego z presją czasu kwestiami organizacyjnymi wokół projektu.

Wierzę, że te argumenty przekonują Cię, by przyjrzeć się tematowi zarządzania projektami w copywriterskim biznesie!

Jak skutecznie planować projekty?

Wiesz już, dlaczego odpowiednie zarządzanie projektami ma ogromne znaczenie w biznesie copywritera, teraz natomiast dowiesz się, jak skutecznie organizować projekty.

Po 1: określ cel i oczekiwania

W poradniku Jak zostać copywriterem? Strategia 10 kroków prowadzę Cię przez kilka etapów skutecznej i profesjonalnej współpracy z klientem, natomiast tutaj przywołam dwa pierwsze spośród pięciu omówionych etapów, ponieważ dla organizacji Twojej pracy mają one znaczenie kluczowe.

Etap 1: poznaj klienta i jego biznes

Jeszcze zanim przyjmiesz zlecenie, musisz zorientować się, z kim masz do czynienia i czy w ogóle chcesz zobowiązać się do realizacji danego projektu. Kiedy jesteś osobą początkującą, nie zawsze możesz przebierać w ofertach, ale im dłużej będziesz działać, tym większa szansa na to, że będziesz sobie pozwalać na odrzucanie tych mniej interesujących czy niezgodnych z Twoimi wartościami.

Na tym pierwszym etapie zapoznaj się więc ze stroną internetową swojego klienta, zobacz, czym dokładnie się zajmuje, oraz sprawdź szczegóły zlecenia. Jeżeli to branża, na której totalnie się nie znasz, i wiesz, że nie masz czasu ani możliwości, aby zrobić research – odpuść. Jeżeli klient z góry informuje, ile może zapłacić, i ta kwota absolutnie Cię nie satysfakcjonuje – negocjuj lub odpuść. Jeżeli wiesz, że z powodów etycznych nie dasz rady wykonać zlecenia – również sobie daruj.

Etap 2: ustalcie cele i oczekiwania

Zanim zdecydujesz się na przyjęcie zlecenia, warto omówić jego szczegóły z klientem. Przede wszystkim: aby dokonać wyceny, musisz wiedzieć, czego dokładnie chce Twój klient. Jakie mają być efekty Twojego działania? Na jakiej podstawie zostaniesz ze swojej pracy rozliczona(-ny)? Czy ma to być pojedynczy tekst, czy udział w większym projekcie? A może seria tekstów z rozliczeniem dzielonym na części? Tego typu kwestie omawiamy jeszcze przed dokonaniem wyceny.

Po 2: stwórz (realistyczny!) harmonogram

To może być problemowe, jeżeli jesteś początkującym copywriterem, ale tak naprawdę borykają się z tym nawet najbardziej doświadczeni gracze na rynku. Dlaczego? Ponieważ nawet jeśli doskonale wiemy, czego się spodziewać po swoim codziennym życiu i nawet jeśli dorzucamy pesymistyczne bufory czasowe, zawsze może się wydarzyć coś, co zwala z nóg. Coś totalnie nieprzewidzianego, zaskakującego i odrywającego od pracy.

Dlatego planując pracę nad projektem uwzględniaj:

• swoje inne zobowiązania;
• swój życiowy kontekst (np. sezon grypowy w przedszkolu, ferie zimowe, wyjazdy, planowanie imprez rodzinnych itd. – ja np. uwzględniam terminy meczów Rakowa Częstochowa, bo wiem, jak wytrącają mnie ze skupienia dyskusje na Twitterze dzień po meczu albo nocne powroty z wyjazdów); 
• swoje możliwości – tego doświadczenia nabiera się z czasem, ale być może już teraz jesteś w stanie określić, z czym radzisz sobie szybko i sprawnie, a co może Ci zająć więcej czasu;
• czas potrzebny na komunikację z klientem – jeżeli na etapie ustalania zasad współpracy nie ustalicie, w jakim czasie klient ma reagować na Twoje zapytania czy odpowiedzi, może się okazać, że utkniesz z pracą z tak prozaicznego powodu, jak brak informacji zwrotnej od klienta;
• swoje zasoby – na pewno wiesz, że inaczej pracuje się nad treściami lifestylowymi, a inaczej nad artykułem naukowym wymagającym odniesień do zagranicznych źródeł – czasem materiały otrzymasz od klienta, ale częściej będzie to wymagało Twojego samodzielnego researchu (a to wpływa nie tylko na czas pracy, ale – nie zapominaj o tym! – również wycenę).

Dopiero po wzięciu pod uwagę tych wszystkich aspektów, rozpisuj plan działań nad projektem. I rób to od końca – najpierw wyznaczając termin, gdy wszystko musi być gotowe, a potem cofając się krok po kroku i planując poszczególne etapy prac. W ten sposób już na starcie zorientujesz się, czy Twoje terminy są realne – bo jeśli zaplanujesz, że już jutro potrzebujesz mieć zrobiony cały research i pierwsze dwanaście stron tekstu, szybko dojdziesz do wniosku, że terminy poszczególnych etapów wymagają lekkiej korekty.

Po 3: korzystaj z narzędzi do zarządzania projektami

To znów będzie kwestia doświadczenia, ponieważ swój system działania wypracowujemy wraz z kolejnymi wykonanymi zleceniami. Jeżeli jesteś doświadczonym content writerem czy copywriterem, na pewno masz już swoje ulubione rozwiązania – ja też je mam, a mimo tego ciągle szukam nowości i eksperymentuję. Dlatego nie przejmuj się, jeśli jesteś na początku biznesowej drogi – przed Tobą fascynujący etap szukania, próbowania i wdrażania.

A jaki typ narzędzi może Ci się przydać? Przede wszystkim aplikacja umożliwiająca śledzenie postępów w projekcie, ustalanie terminów i zarządzanie zadaniami.

Poza tym przydatne mogą być także narzędzia do:

• monitorowania czasu pracy,
• komunikacji z klientem,
• automatyzacji marketingu,
• analizy efektywności działań.

Moje prywatne preferencje obejmują także: dobrą playlistę do pisania i/lub aplikację ułatwiającą pracę w skupieniu (w tym temacie polecam Portal App).

Te trzy ważne aspekty – wykorzystywanie odpowiednich narzędzi, tworzenie realistycznego harmonogramu oraz określenie celów i wymagań dotyczących projektu – pomogą Ci w skutecznej organizacji pracy w copywriterskim biznesie.

Zarządzanie projektami w copywritingu – polecane narzędzia

Jeżeli dotąd nie masz ustalonego ulubionego programu do organizacji projektów, podrzucę Ci kilka rozwiązań, które sama przetestowałam i bardzo lubię:

• Nozbe – polskie narzędzie, bardzo dobrze przemyślane pod kątem dizajnu i struktury. Bez niepotrzebnych wodotrysków, intuicyjne w obsłudze, dostępne w wersji bezpłatnej i premium.
• Trello – bardzo przyjazne pod kątem wyglądu i obsługi narzędzie, w którym pracujesz na wirtualnych tablicach.
• Asana – prawdziwy kombajn w temacie oprogramowania do zarządzania projektami. Idealne rozwiązanie szczególnie wówczas, gdy współpracujesz z większym zespołem.
• Monday – ładne wizualnie narzędzie, które już na poziomie bezpłatnym oferuje wszystkie niezbędne funkcjonalności.

Przejrzyj każde z nich i wybierz, który układ najbardziej Ci odpowiada. Ja na start zdecydowanie polecam najbardziej Nozbe lub Trello.

Zarządzanie projektem a komunikacja z klientem

Choć wydawać by się mogło, że najważniejszym elementem zarządzania projektem jest praca nad nim i jego dobre zaplanowanie, to nie możesz zapomnieć o szalenie ważnym aspekcie, jakim jest efektywna komunikacja z klientem.

Dzięki właściwej komunikacji zrozumiesz oczekiwania klienta i dostosujesz się do jego potrzeb, ale też nauczysz się przedstawiać swoje opinie i sugestie. Dzięki właściwej komunikacji możesz także zyskać lojalnego klienta, który będzie do Ciebie powracał oraz polecał Twoje usługi innym. A długotrwałe relacje i sieć poleceń to klucz do odniesienia sukcesu w copywriterskim biznesie. Gdy pod tym kątem wszystko gra – nie musisz inwestować w reklamy i uganiać się za klientami, bo ci przybywają do Ciebie sami.

I chociaż zagadnienie efektywnej komunikacji z klientem w biznesie copywritera jest gotowym materiałem na oddzielny artykuł, krótko wyjaśnię kilka najważniejszych aspektów dobrej współpracy:

• czas poświęcony na rozmowy przed startem projektu: tak, aby ustalić wzajemne oczekiwania i zasady współpracy;
• kontakt z klientem – w tym aspekcie musicie ustalić, w jakich godzinach i jakimi kanałami możecie/potrzebujecie się ze sobą kontaktować;
• czytelna i jasna komunikacja – staraj się komunikować wprost, czego oczekujesz, z czym się zmagasz, w jakim zakresie potrzebujesz doprecyzowania itd.;
• odpowiednie reagowanie na feedback – nie obrażaj się na uwagi i sugestie od klienta – i Ty, i on chcecie jak najlepiej dla Waszego wspólnego projektu i czasem będzie to wymagało od Ciebie pójścia na kompromis a czasem rozmowy, w której uzasadnisz, dlaczego coś wygląda tak, a nie inaczej;
• uczciwość – szczególnie jeśli istnieje ryzyko, że nie dowieziesz projektu na czas – nie ściemniaj, że śnieżyca zasypała Ci laptopa ukrytego w stodole – po prostu przedstaw problem i ustalcie plan działania uwzględniający nowe terminy lub zmieniony zakres współpracy.

Przez te ponad dwie dekady spędzone w świecie pisania tekstów na zlecenie nauczyłam się jednego: że długofalowe współprace z lojalnymi klientami są na wagę złota. Dlatego dbaj o relacje, nawet jeśli dziś jest to tylko maleńkie zlecenie. Nigdy nie wiesz, z czym jeszcze może wrócić do Ciebie zadowolony klient. Albo jego przyjaciel.

Samodyscyplina jako niezbędny składnik sukcesu freelancera

Jako że całe dorosłe życie pracuję na własny rachunek i przerobiłam już najróżniejsze etapy pracy z domu: w czasie ciąży, w czasie pandemii, z łóżka po rekonstrukcji więzadła w kolanie, z niemowlakiem pod pachą, po nieprzespanych nocach albo w czasie kryzysu psychicznego – dobrze wiem, że nawet najlepiej zorganizowany projekt nie dojedzie do mety, jeśli nie włączymy do niego swojego zaangażowania.

Zarówno dla soloprzedsiębiorców, jak i freelance copywriterów bardzo ważnymi elementem codziennej pracy będzie samodyscyplina. Warto przyjrzeć się sobie i zauważyć, co nas motywuje i napędza do działania, co nas rozprasza i blokuje oraz co pozwala nam się tych blokad pozbyć.

W moim przypadku najlepszymi sposobami na motywację są:

• krótkie terminy – bo presja czasu napędza mnie działania;
• konkretne terminy – bo nie jestem w stanie zasiąść nad projektem, o którym klient mówi „zrób to kiedy chcesz, nie ma pośpiechu”;
• odhaczanie zadań z listy to-do;
• nagradzanie się za poszczególne etapy prac (to w przypadku bardzo dużych projektów);
• praca w Wirtualnym Coworkingu i obecność innych ludzi po drugiej stronie kamery.

Z kolei na rozpraszacze pomagają mi:

• wykorzystywanie metody Pomodoro;
• słuchawki wygłuszające;
• przejście w tryb Praca na telefonie (dodzwonić się mogą wówczas tylko córka, mąż i córki szkoła);
• ustalenie z sąsiadką i przyjaciółką, w jakich godzinach lepiej się ze mną nie kontaktować;
• dobre przygotowanie miejsca pracy, w tym szczególnie dostęp do wody z cytryną.

Zanim jednak doszłam do tego, jak zlikwidować rozpraszacze, musiałam je zidentyfikować – i Tobie także to polecam. Przyjrzyj się swoim codziennym działaniom i zwróć uwagę na wszystko, co odrywa Cię od pracy.

Bierz również pod uwagę fakt, że nie jesteśmy robotami i czasem nie dasz rady oprzeć się pokusie. U mnie, jak już wcześniej wspominałam, problemowe są dni po meczach – bo wówczas dzieją się najgorętsze dyskusje na Twitterze. W takich chwilach robię krótkie sprinty – 5 lub 10 minut pracy i 5 minut przerwy. Mało to efektywne, ale przynajmniej zaspokaja moją potrzebę bycia na bieżąco, ale wciąż mobilizuje do pracy.

A jeśli chodzi o trzeci aspekt, pozbywanie się blokad, to mnie pomagają:

• wyjście z domu na krótki spacer;
• zatracenie się w muzyce;
• kwadrans z grami wyścigowymi na konsoli;
• zimny prysznic pobudzający do działania;
• zajęcie się innym tekstem i przeniesienie uwagi gdzie indziej.

A co pomaga Tobie? Jeśli ten temat Cię interesuje, sprawdź artykuł: Jak pokonać blokadę twórczą.

Od planu do realizacji – o końcowych etapach pracy nad projektem copywriterskim

Projekt zaplanowany, praca zorganizowana, ale… co dalej? Dalej jest meta, czyli dowiezienie projektu na czas. Jeżeli chcesz mieć pewność, że nie zawalisz terminu i dopełnisz swoich zobowiązań, zwróć uwagę na najważniejsze: na monitorowanie postępów w projekcie.

Zaczęliśmy od wyznaczenia kolejnych etapów prac nad projektem oraz terminów – to one będą Twoimi wskazówkami, czy mieścisz się w harmonogramie i nie masz opóźnień.

Jeśli opóźnień nie ma – wspaniale. A jeśli są? Musisz zidentyfikować problemy najwcześniej jak się da i wprowadzić ewentualny plan naprawczy. Czasem będzie to wymagało zaledwie drobnych poprawek po Twojej stronie, a czasem nowych ustaleń z klientem. Wspominałam wcześniej o uczciwości i teraz to powtórzę: uczciwie informuj, gdy potrzebujesz wsparcia albo gdy coś z projektem jest nie tak. Nie ma nic gorszego niż udawanie, że wszystko jest okej i informowanie w ostatniej chwili, że coś się wysypało.

Taktykę chowania głowy w piasek mogła stosować moja córka za czasów przedszkolnych, Tobie pozostaje podchodzenie do pracy odpowiedzialnie i z szacunkiem do cudzego czasu. Pamiętaj, że terminowe dostarczanie projektów to nie tylko coś, do czego zobowiązujesz się w umowie, to także jeden z kluczowych elementów udanej współpracy. A ta, jak już ustaliliśmy, może pociągnąć za sobą kolejne.

To tyle, jeżeli chodzi o najważniejsze zagadnienia związane z zarządzaniem projektami w copywritingu. Jestem przekonana, że jeśli wdrożysz choć część z moich sugestii, Twoja praca wzniesie się na wyższy poziom.

A jeżeli chcesz się więcej ode mnie nauczyć, polecam moje publikacje: