Trello – organizacyjne cudeńko

Choć szykuję dla Was obszerny tekst na temat narzędzi, które ułatwiają mi pracę i codzienną organizację, uznałam, że tej aplikacji należy się osobny wpis. Jest ona bowiem takim cudem, którym warto się dzielić i o którym warto opowiedzieć szerzej. Przed Wami Trello – darmowe narzędzie stworzone z myślą o porządkowaniu zadań, organizacji i planowaniu. Full możliwości w ultraprostej oprawie – będziecie oczarowani!

Czym jest Trello?

Nie da się jednoznacznie określić czym jest Trello, bowiem – przy całej swojej prostocie – narzędzie to oferuje tyle możliwości, że każdy może używać go do czegoś innego. W tym zakresie ogranicza nas tylko fantazja. Ogólnie rzecz ujmując można powiedzieć, że Trello pomaga w porządkowaniu zadań, planowaniu, organizacji pracy, tworzeniu list i pracy nad projektami. W aplikacji tworzymy swoje tablice, zaś tablice dzielimy na listy z kartami. Jest prosto i przejrzyście, a praca z aplikacją jest wielką przyjemnością.

Co ciekawe, swoje tablice można udostępniać publicznie lub dawać do nich dostęp innym osobom. Wiele dużych firm korzysta z tego narzędzia, ponieważ w łatwy sposób można za jego pośrednictwem dzielić zadania pomiędzy pracowników, wspólnie opracowywać projekty i dzielić się pomysłami.

Jak pokazuje strona z inspiracjami Trello, na różne sposoby używają tej aplikacji marketingowcy, informatycy, blogerzy, nauczyciele, graficy, biznesmeni, studenci czy gospodynie domowe. Można tutaj zaplanować i zaprezentować menu restauracji, plan imprezy, listę prezentów, harmonogram przygotowań ślubnych albo nauki języków, etapy pracy nad projektami, inspiracje, przepisy i wiele, wiele więcej. Czy wspominałam już, że przy pracy z Trello ogranicza nas jedynie fantazja?

Trello i ja – jak korzystam z Trello

Aby najlepiej zobrazować, jak wygląda aplikacja, zaprezentuję Wam moje tablice i krótko wyjaśnię, do czego mi służą. Klikajcie na grafiki, jeżeli chcecie zobaczyć je z bliska.

Codziennik

Tablica z podziałem na siedem dni. Do każdego dnia przypisane są trzy grupy:

Zadania – zaplanowane na dany dzień zadania do odhaczenia. Rzeczy, o których wiem, że muszę je tego dnia zrobić – codzienne lekcje esperanta, treningi, wyjścia, telefony itd.
Posiłki Zosi – menu dla młodej opracowuję dzień lub kilka dni wcześniej. Wpisuję wszystko w rubrykę i nie muszę już od rana zastanawiać się, co też wymyślić dla tego mojego małego głodomora.
Nasze posiłki – wspominałam już o tym kiedyś – planowanie posiłków z góry jest dla mnie jednym ze sposobów na oszczędzenie czasu i pieniędzy. Jeden rzut oka wystarcza, by wiedzieć, co muszę dokupić i co zrobić. Bez trwonienia czasu na codzienne debatowanie nad jedzeniem i nagłe latanie po sklepach w poszukiwaniu czegoś, o czym nie wiedziałam, że będzie potrzebne.

Kiedy dzień dobiega końca, a ja zarchiwizowałam już wszystkie zadania, przenoszę całą dzienną listę na koniec – w ten sposób kolejny dzień znajduje się na początku szeregu.

Sprawy prywatne

Na tej tablicy znajdują się:

Lista zadań – wszystko, co przyjdzie mi do głowy, a co nie ma przypisanej konkretnej daty wykonania. Zazwyczaj są to spontaniczne zapiski, które nie trafiają do „codziennika” właśnie dlatego, że są niezaplanowane i właściwie nie wiem, kiedy zostaną wykonane. Ale żeby o nich nie zapomnieć – zapisuję.
Lista zakupowa – tutaj zastosowałam podział na różne kategorie. Są książki, które chciałabym kupić, są rzeczy potrzebne do remontu, produkty które kupuję na co dzień i większa lista na planowane duże zakupy.
Filmy – posiłkując się moją filmwebową listą filmów do obejrzenia, co jakiś czas dodaję na tablicę filmy wraz z datami i godzinami emisji. Dzięki dodaniu dat, trafiają one jednocześnie do kalendarza Trello, który zintegrowałam z kalendarzem Google, dzięki czemu nie ma szans, bym cokolwiek przegapiła – a wszystko to dzięki stosownym powiadomieniom.
Przepisy – do niedawna gromadziłam przepisy w zakładkach przeglądarki albo w Evernote, którego szczerze nie znoszę i którego z radością się pozbyłam, ale znacznie przyjemniej jest mieć je pod ręką – w takiej ładnej i przejrzystej formie.

Do tej tablicy ma dostęp również Marcin. W ten sposób możemy oboje dopisywać zadania, produkty do kupienia czy filmy do obejrzenia.

Sprawy służbowe

Tę tablicę stworzyłam z myślą o organizacji spraw związanych z pracą. Gromadzę tutaj pomysły i projekty, planuję promocje, notuję zadania, które normalnie wyleciałyby mi z głowy itd. Wszystko w jednym miejscu, zawsze pod ręką – niezależnie, czy jestem w domu, za miastem czy przy komputerze męża.

Sprawy blogowe

Oto moje centrum zarządzania sprawami związanymi z blogiem. Najważniejsze punkty tej tablicy, to:

Kalendarz wpisów na dany miesiąc – gdy wiem już kiedy i jaki wpis chcę opublikować, w ramach przypominajki i motywatora umieszczam go na liście, opatruję stosowną datą i odhaczam po wykonaniu.
Kopalnia – tutaj gromadzę pomysły na wpisy i cykle oraz notuję luźne myśli związane z blogiem
Egzemplarze recenzenckie – żeby o niczym nie zapomnieć, zapisuję – z podziałem na miesiące – kiedy przybyły do mnie dane książki. Po przeczytaniu, znikają z listy i trafiają do archiwum.

Zanim przekonałam się do Dysku Google, umieszczałam tutaj również – widoczne powyżej – grafiki związane z blogiem, żeby w razie czego mieć do nich swobodny dostęp.

Książki

Tę tablicę stworzyłam na potrzeby niniejszego wpisu, ale prawdopodobnie zostanie ze mną na dłużej. Jako jedyna ma ona status publiczny, a wszystko po to, abyście mogli przyjrzeć jej się z bliska, kliknąć tu i tam, sprawdzić dostępne opcje itd. Tablica dostępna jest tutaj: Książki – kreatywa.net. Podzieliłam ją na cztery sekcje z książkami, które czytam, wkrótce przeczytam, ostatnio przeczytałam (po kliknięciu na zdjęcie ukazuje się link do wpisu na blogu) i które chciałabym mieć. Tutaj też możecie przyjrzeć się działaniu kolorowych etykiet, które pozwalają lepiej porządkować treść.

Trello od środka

Tak prezentuje się strona główna Trello, z poziomu której możemy przejść do wybranej przez siebie tablicy:

Większość moich kart na tablicach zawiera tzw. „checklisty”, czyli wygodne w obsłudze listy spraw do odhaczenia. To właśnie na nich opierają się moje listy zakupowe, codzienne zadania czy propozycje posiłków:

W bocznym menu można pobawić się nieco opcjami Trello. Tworzenie etykiet, zmienianie tła, filtrowanie kart, dodawanie naklejek, przeglądanie archiwum itd. – panel zawiera całkiem sporo opcji, z którymi warto się zapoznać:

Poniżej przykład karty. Widać tutaj wszystkie opcje – dodawanie etykiet, członków, opisów, komentarzy, załączników, checklist i dat, a także takie opcje jak archiwizacja, kopiowanie czy przesuwanie.

Dostęp do powyższych opcji można uzyskać również łatwo i szybko z poziomu tablicy:

Obsługa list jest niezwykle łatwa. Wystarczy kliknięcie i ruch myszy, aby swobodnie przesuwać całe listy lub pojedyncze karty:

Aplikacja mobilna Trello

Ogromną zaletą Trello jest to, że do swoich tablic można mieć dostęp nie tylko z komputera, ale także tabletu i smartfona. Sama bardzo sobie chwalę tę opcję, bo nawet z dala od laptopa mam pełen dostęp do wszystkich swoich list. Poniżej kilka screenów z aplikacji:

Jak widać – w Trello rządzi prostota użycia, estetyka i ogromna funkcjonalność. Ja jestem zachwycona. A najwspanialsze jest to, że każdego dnia przychodzą mi do głowy nowe pomysły, jak ulepszyć swoje tablice i być dzięki temu jeszcze bardziej wydajną i lepiej zorganizowaną.

O Trello parę słów

Co jeszcze musicie wiedzieć? Na przykład to, że Trello jest w pełni funkcjonalne w wersji darmowej, ale istnieją także opcje płatne. Nie przyglądałam się wersji biznesowej, bo to zupełnie nie moja działka, ale dzięki temu, że z mojego linku zarejestrował się w serwisie Marcin, zyskałam możliwość testowania przez miesiąc wersji Gold. Ta wersja pozwala na dodawanie większych załączników i użycie większej liczby naklejek (sama w ogóle z nich nie korzystam) oraz teł. Krótko mówiąc – nie jest to nic na tyle istotnego, aby trzeba było wydawać na to $5 miesięcznie.

Póki co strona obsługuje języki: angielski, hiszpański, niemiecki, portugalski i francuski, ale widziałam kiedyś informację, że trwają prace również nad wersją polską. Nie obawiajcie się jednak, obsługa aplikacji jest tak bajecznie prosta, że nawet przy użyciu angielskiego każdy sobie z nią spokojnie poradzi.

Zachęcam Was do korzystania z Trello – szczególnie, jeżeli lubicie mieć porządek w projektach i zadaniach albo macie problem z ogarnianiem codziennych spraw.

Przeczytaj również:

Spodobał Ci się ten wpis? Polub Kreatywę na Facebooku:

Cześć! Nazywam się Klaudyna Maciąg i zajmuję się tworzeniem za pomocą słów. Na blogu znajdziesz treści dotyczące freelancingu, rozwoju, blogowania i prowadzenia firmy. Chcesz dowiedzieć się więcej? Sprawdź, kim jestem.