Jak zwiększyć swoją produktywność – technika Pomodoro

Stosuję ją od lat. Polecam od dawna. Chwalę i cenię. Uważam, że jest skuteczna i świetnie sprawdza się w pracy freelancera. O co chodzi i czy skojarzenia z pomidorami mają tutaj jakieś uzasadnienie? Zapraszam do lektury poniższego wpisu. Dowiesz się z niego, czym jest technika Pomodoro i w jaki sposób pomaga mi w codziennej pracy. Podpowiem Ci także, jak możesz zastosować metodę Pomodoro u siebie i jak najlepiej ją wykorzystać. Owocnej lektury!

Co to jest metoda Pomodoro?

Zacznijmy od kilku faktów. Technikę Pomodoro w latach ’80 ubiegłego wieku opracował Włoch Francesco Cirillo. Swoją nazwę metoda zawdzięcza kuchennemu czasomierzowi w kształcie pomidora. I właśnie z mierzeniem czasu pomysł Cirillo ma związek.

Ponieważ już kilka ładnych dziesięcioleci temu było wiadomo, że człowiek ma problemy ze skupieniem, wykonywaniem zadań i zarządzaniem sobą w czasie, taka metoda jak Pomodoro mogła znaleźć swoje zastosowanie w życiu codziennym. Polega ona na wykonywaniu zadań w określonych interwałach czasowych. Najpopularniejszy schemat zakłada, że pracujemy przez 25 minut, potem przez 5 minut odpoczywamy i znów pracujemy 25 minut. Po czwartym bloku poświęconym na pracę robimy przerwę dłuższą (nawet do 30 minut).

Wydaje się banalne? No to spróbuj.

Dlaczego technika Pomodoro działa?

Skuteczność techniki Pomodoro potwierdzają ludzie biznesu, sztuki i nauki, freelancerzy, studenci i wiele innych osób, które do tej pory nie umiały poradzić sobie z rozpraszaczami podczas pracy.

Cała „zabawa” polega na tym, że masz jasno wyznaczony cel i ściśle określone ramy czasowe, które wydają się niewielkie, a przez to nie odstraszają. Siadasz do określonego zadania, masz przed sobą perspektywę dwudziestopięciominutowej pracy w maksymalnym skupieniu oraz wizję nagrody, czyli przerwy. Tak niewiele wystarczy, by podnieść swoją produktywność i zwiększyć satysfakcję z pracy.

A dlaczego to działa? Bo masz przed oczami prosty schemat i jasny cel, skupiasz się na określonym zadaniu, nie uciekasz w rozpraszacze i bardziej przykładasz się do wypełniania zadań.

Jak stosować metodę Pomodoro?

Największą zaletą tej techniki jest to, że jest ona tak prosta, że możesz wcielić ją w życie już teraz – za darmo, nie tracąc wiele czasu i bez większego wysiłku. Jedyne, czego potrzebujesz, to dobre chęci.

1. Stwórz listę zadań do wykonania lub wyznacz sobie jedno konkretne zadanie, które chcesz zrealizować.
2. Usuń rozpraszacze – wyloguj się z Facebooka, wyłącz powiadomienia o nowych mailach, zamknij Instagrama itd.
3. Usiądź do pracy i nastaw timer na 25 minut. Możesz do tego użyć minutnika w telefonie, kuchennego czasomierza lub specjalnej aplikacji.
4. Pracuj w pełnym skupieniu, dopóki nie usłyszysz alarmu informującego o przerwie.
5. Odpocznij przez 5 minut – odejdź od biurka, nie myśl o wykonywanym zadaniu, rozciągnij się lub zrób cokolwiek, co Cię relaksuje. Nie polecam wykonywania w tym czasie szybkiego przeglądu Facebooka czy ulubionego forum internetowego, bo może się okazać, że coś zajmie Cię tak mocno, że już do pracy nie wrócisz.
6. Po pięciu minutach znów nastaw timer na 25 minut i pracuj dalej.

Tyle. Prawda, że proste?

Aplikacja do używania techniki Pomodoro

W sieci znajdziesz mnóstwo stron i aplikacji na komórkę, które dedykowane są właśnie metodzie Pomodoro. Niektóre z nich posiadają tylko timer, inne są bardziej rozbudowane – ze statystykami, dzwonkami do wyboru i innymi bajerami.

Polecam wybrać cokolwiek. Ważna jest sama praca, a nie godzinne przeszukiwanie katalogu z apkami i zestawienie ich ze sobą. Ja korzystam ze strony tomato-timer.com i jest ona dla mnie w zupełności wystarczająca. Ustawiam w niej długość czasu pracy, krótkiej i długiej przerwy oraz rodzaj i poziom głośności dzwonka, jaki ma mnie poinformować o tym, że pora zrobić przerwę. To ostatnie to akurat istotny szczegół, bo bywało, że pracowałam w słuchawkach i ocierałam się o zawał, gdy nagle atakował mnie bardzo głośny i irytujący dźwięk.

Sprawdzałam też różne aplikacje na komórkę, ale nie przekonały mnie. Grunt to prostota.

W jaki sposób korzystam z Pomodoro w pracy freelancera?

Technikę Pomodoro wprowadziłam do swojej codzienności, gdy rozpoczęłam pracę transkrybenta. Dzięki niej byłam w stanie określić, ile czasu zajmie mi zlecenie oraz zauważyć progres między czasem pracy nad pierwszymi zleceniami parę lat temu a tymi, które wykonuję obecnie.

Ponieważ zajęcie to wymaga ogromnego skupienia, metoda Pomodoro okazała się dla mnie prawdziwym wybawieniem od rozpraszaczy i gwarancją, że będę w pełni skoncentrowana na swoim zadaniu. Jest też dla mnie pewnego rodzaju mobilizatorem, staram się bowiem pracować szybko i wydajnie, traktując koniec czasu jak metę. Przy okazji, jeśli widzę, że idzie mi coraz gorzej, jest to dla mnie czytelny sygnał, że pora oderwać się od pracy, skończyć na dziś albo zająć głowę czymś innym.

Przez dłuższy czas sądziłam, że technika Pomodoro nie sprawdzi się w copywritingu i nie włączałam timera podczas pisania. Głównie miało to związek z tym, że nie lubiłam odrywać się od pisania, gdy po prostu porywała mnie wena. Poza tym wykonywanie zleceń copywriterskich często wiąże się z robieniem researchu, a to z kolei wydawało mi się sprzeczne z ideą maksymalnej koncentracji na zadaniu, bez surfowania po sieci i odrywania od pracy.

Moje przekonania były błędne. Stosowanie metody Pomodoro w pracy copywritera naprawdę świetnie się sprawdza. Przerwy wcale nie niszczą mojej koncentracji – wręcz przeciwnie, pozwalają oderwać się na chwilę od zadania i wrócić do niego ze „świeżą głową”. Przy okazji jestem też w stanie określić, ile znaków na godzinę zapisuję i które zlecenia przychodzą mi łatwiej, a której trudniej.

Czarno na białym widzę także, ile zajmuje mi sama praca, a ile czasu poświęcam na rozpraszacze i wszelkie bezproduktywne działania. To pozwala mi na wprowadzanie zmian i lepsze motywowanie się do skutecznej pracy. Przy zastosowaniu techniki Pomodoro jestem w stanie skupić się na celach, odhaczać kolejne zadania z listy, mierzyć czas swojej aktywności i lepiej tym czasem gospodarować.

Dla przykładu – kiedy mam dwie godziny na pracę między odprowadzeniem córki do przedszkola a wstawieniem obiadu, to przy zastosowaniu Pomodoro pracuję przez 100 minut i odpoczywam przez 20. Jeżeli timera nie ustawiam i nie pilnuję się, to pracuję 15 minut, przeglądam fejsa przez 10, potem pracuję przez 20, śpiewam przez 5 itd. itd., tak że ostatecznie wychodzi na to, że pracowałam przez godzinę i przez godzinę się obijałam.

Czy metoda Pomodoro sprawdzi się u każdego?

Nie sądzę, aby każdy był w stanie wcielić ten system w życie, bo nie każdy potrafi zmobilizować się do pracy, ale nic nie stoi na przeszkodzie, by technika Pomodoro z powodzeniem sprawdziła się w Twoim życiu. A przecież to jest najważniejsze, prawda?

Jeżeli uczysz się, pracujesz, wykonujesz zlecenia, projektujesz i robisz cokolwiek, co wymaga skupienia, sprawdź metodę Pomodoro – to nic nie kosztuje, a może przynieść naprawdę gigantyczne korzyści.

Przeczytaj również:

• Jak planować posiłki i dlaczego warto to robić (+ darmowe szablony do pobrania)
• Planowanie metodą Bullet Journal
• Trello – organizacyjne cudeńko, recenzja aplikacji