Narzędziownik – jak wygląda moja organizacja?
Jestem freelancerem. Prowadzę firmę z domu. Należę do kilkunastoosobowego zespołu pracującego zdalnie. Wykonuję zlecenia dla stałego grona klientów z różnych branż. Dużo tworzę. Ogarniam dom i rodzinę. Mam swoje zainteresowania. A wszystko to wymaga porządku i zorganizowania – po to, bym nie tonęła w zalewie zadań i pomysłów. Bym nie gubiła z oczu priorytetów. Bym miała wszystko pod kontrolą. W jaki sposób to robię? Przedstawię Ci dzisiaj narzędzia, z jakich korzystam, by panować nad swoją małą rzeczywistością.
Planowanie i organizacja – mój Narzędziownik
Na początek przedstawię Ci te narzędzia, w których planuję i ogarniam chaos dnia codziennego.
Notion przez długi czas było moim ulubionym narzędziem do organizacji wszystkich obszarów życia, ale ilekroć go komuś polecałam, zniechęcał się z powodu mało imponującego wyglądu i dość szybkiej konieczności przejścia na wersję płatną. W ubiegłym tygodniu ten drugi problem zniknął – ostatecznie zrezygnowano z limitu bloków do wykorzystania w wariancie darmowym. A co z wyglądem? Już dawno temu przekonałam się, że to wcale nie wodotryski decydują o tym, czy dane narzędzie jest przydatne, a jego możliwości. A te w przypadku Notion są niemal… nieograniczone.
Do czego używam Notion?
- planuję tygodniową listę zadań z podziałem na każdy dzień, gdzie wpisuję 3 priorytety i odhaczam nawyki;
- prowadzę 3 minute journal, który wypełniam rano i wieczorem;
- gromadzę jadłospisy z diety;
- zbieram linki, treści i inspiracje, z którymi chcę się zapoznać;
- tworzę notatki i listy zakupów;
- gromadzę przepisy kulinarne;
- planuję remonty i zakupy do mieszkania;
- zbieram pomysły i tworzę treści na bloga, media społecznościowe, do podcastu i newslettera;
- ogarniam zlecenia dla klientów;
- pracuję nad książką;
- zbieram materiały do portfolio;
- kolekcjonuję zdjęcia, cytaty i linki, które tworzą moją tablicę marzeń;
- rozplanowuję większe projekty i gromadzę materiały do nich.
Notion posiada ogromne możliwości personalizacji, które mogą przytłaczać. „Wgryzienie” się w niego zajmuje trochę czasu, ale da się to uprościć dzięki gotowym szablonom, których jest naprawdę mnóstwo.
Jeśli jednak nie potrzebujesz narzędzia skrojonego idealnie pod siebie z ogromem opcji do wykorzystania, to przetestuj duet Trello (do zbierania pomysłów i inspiracji) i Nozbe (do planowania i organizacji), który zawsze polecam wszystkim początkującym. O tym pierwszym przeczytasz w moim artykule: Trello – organizacyjne cudeńko.
Z Asany korzystam od stycznia tego roku – na potrzeby pracy dla Pani Swojego Czasu – i pokochałam ją od pierwszego tygodnia używania. Bez tego narzędzia nie wyobrażam sobie funkcjonowania naszego kilkunastoosobowego zespołu. Wszystko działa tutaj jak dobrze naoliwiona maszyna – każdy projekt rozpisany jest na zadania, każde zadanie przypisane konkretnej osobie. Nic nie ginie w czasoprzestrzeni, nic się nie sypie – solidna struktura gwarantuje to, że każdy wie, co ma robić – i robi to.
Do czego używam Asany?
- do planowania projektów PSC;
- do wypełniania codziennych zadań;
- do komunikacji z podwykonawcami;
- do zbierania wszystkich treści w jednym miejscu;
- do gromadzenia pomysłów i planów.
PLANERY I KALENDARZE
W kuchni, która służy mi za biuro, mam na ścianach i lodówce 5 różnych narzędzi, które wykorzystuję w różny sposób.
Te narzędzia to:
- Suchościeralny planer roczny
- Suchościeralny planer miesięczny
- Kalendarz ścienny (z widokiem miesiąca)
- Suchościeralny planer tygodniowy
- Suchościeralny plan posiłków
Do czego używam planerów i kalendarzy?
- do planowania w perspektywie rocznej;
- do planowania miesiąca (praca, opłaty, święta i rocznice itd.);
- do planowania posiłków;
- do rodzinnego planowania tygodnia.
Dzięki nim moja rodzina i ja zawsze wiemy, co się będzie działo danego dnia, tygodnia, miesiąca i roku – z wyszczególnieniem spraw rodzinnych i zawodowych, które mają wpływ na wszystkich domowników.
O metodzie Bullet Journal opowiadałam w kilku wpisach na blogu i kilkudziesięciu w social mediach. Od paru lat jest to moja ulubiona metoda planowania i organizacji, która co prawda nigdy nie spowoduje, że przestanę używać narzędzi cyfrowych, ale fantastycznie je wspiera.
Na co dzień używam kilku planerów:
- Czerwonego Planera Pełnego Czasu – do zadań codziennych;
- Żółtego Planera Pełnego Czasu – do planowania zadań w social mediach i samorozwojowych aktywności;
- Turkusowego Planera Pełnego Czasu – do tworzenia notatek z kursów, podcastów i webinarów;
- Planera Pełnego Czasu w kolorze wina – do planowania spotkań mojego działu oraz całego #GanguPSC i gromadzenia notatek z nich.
Jeszcze kilka lat temu korzystałam ze wszystkich funkcjonalności Google Keep. Obecnie używam tego narzędzia wyłącznie do szybkich notatek głosowych, kiedy nie mam czasu klepać w klawisze i łatwiej jest mi szybko coś nagrać. Już wielokrotnie te notatki głosowe ratowały mi tyłek, dlatego jeżeli zdarza Ci się zgubić w locie świetny pomysł – lepiej od razu zapisz to lub nagraj.
Do przechowywania kopii zapasowych zdjęć, dokumentów i projektów wykorzystuję chmurę Microsoftu. Kilka lat temu przerzuciłam się do niej z DropBoxa i Dysku Google i bardzo cieszę się z tego kroku, bo OneDrive świetnie się synchronizuje na wszystkich urządzeniach i współpracuje z pakietem Office.
Używam go na wszystkich urządzeniach i uważam za istotny element swojego centrum dowodzenia. Przypomina mi o wszystkich ważnych wydarzeniach, rocznicach, urodzinach, zaplanowanych wizytach itd.
Tworzenie treści – mój Narzędziownik
Pora na narzędzia, które wykorzystuję do tworzenia treści.
Co miesiąc opłacam abonament na pakiet Office, aby mieć dostęp do programów biurowych. Mam świadomość, że istnieją darmowe alternatywy do użytku komercyjnego, ale mnie się bardzo dobrze pracuje w Wordzie, Excelu i PowerPoincie i nie zamierzam od tego odchodzić.
Do czego używam pakietu Microsoft 365?
- do przygotowywania tekstów dla klientów;
- do tworzenia prezentacji;
- do opracowywania arkuszy kalkulacyjnych.
Jeśli chodzi o pisanie dla samej siebie, to wpisy blogowe tworzę bezpośrednio w panelu WordPressa, natomiast prozę uwielbiam tworzyć wśród stukotu klawiszy maszyny do pisania i bez żadnych rozpraszaczy, a te gwarantuje mi rozszerzenie do Chrome – Calmly Writer.
Program, na którym się wychowywałam i który towarzyszy mi do dziś. Poszczególne elementy jego pakietu służą mi m.in. do tworzenia zaawansowanych grafik i obrabiania zdjęć.
Z przyjemnością korzystam z tego ultrapopularnego narzędzia, nawet jeśli ktoś uważa to za odbieranie pracy profesjonalnym grafikom. Canva jest banalnie prosta w obsłudze i świetnie sprawdza się przy tworzeniu prostych grafik do mediów społecznościowych. Od niedawna Canva ma także funkcję usuwania tła ze zdjęć, dzięki czemu mogła zastąpić mi stronę remove.bg.
Fantastyczna baza stockowych zdjęć, ikon, grafik i ilustracji. Opłacam roczny abonament z góry i korzystam niemal bez ograniczeń.
Bardzo prosty edytor zdjęć, w którym błyskawicznie obrobisz fotografie, stworzysz kolaż albo GIF-a. Można go pobrać za darmo ze strony producenta.
Z pakietu Google wykorzystuję formularze, dokumenty i arkusze. Przy wspólnych projektach tworzenie bezpośrednio w arkuszach online ma dużo więcej sensu niż praca w Wordzie.
Darmowe narzędzie do obróbki dźwięku. To właśnie za jego pośrednictwem nagrywam podcast Blog Firma.
Do rozsyłania newslettera wykorzystuję bardzo intuicyjny w obsłudze program MailerLite. Do 1000 subskrybentów można korzystać z niego całkowicie za darmo.
Program, w którym składałam swojego e-booka i z którego korzystać będę regularnie – choćby po to, aby jeszcze lepiej nauczyć się jego obsługi.
Przyznaję, jest to prawdziwy kombajn, ale pokochałam go od pierwszego wejrzenia. DaVinci Resolve służy mi do montowania filmów na YouTube’a – dla siebie już rzadziej, teraz już głównie dla klientów.
Zdjęcia i filmy na IG – mój Narzędziownik
Kolejne narzędzia wykorzystuję do przygotowywania zdjęć i filmów na Instagram.
Do delikatnej obróbki zdjęć – zwłaszcza tych robionych w mojej wnęce biurowej, ponieważ one zawsze są średniej jakości i wymagają poprawy, aby wyglądać przyzwoicie.
Lubię tę apkę za świetną opcję kopiowania efektów z jednego zdjęcia na drugie – będzie to przydatne dla tych, którzy dbają o spójność feedu i chcą, by wszystkie fotografie miały podobne barwy.
Korzystam z wersji płatnej, bo bardzo polubiłam tworzenie InstaStories z wykorzystaniem gotowych szablonów – a tych jest tutaj cała masa.
Bardzo ciekawa apka służąca do stworzenia animowanych InstaStories. Wciąż dopiero się z nią oswajam, ale niesamowicie przyjemnie się z niej korzysta.
Aplikacja służąca do obróbki wideo bezpośrednio na telefonie. Przydatna zwłaszcza do przygotowywania nagrań na IGTV – wolę ją niż odpalanie całego kombajnu, jakim jest wspomniany wcześniej program DaVinci Resolve.
Kontakt z kulturą – mój Narzędziownik
Kilka narzędzi, dzięki którym ogarniam sprawy związane z kulturą lub wręcz korzystam z niej.
- SPOTIFY – do słuchania muzyki.
- LAST.FM – do dokumentowania tego, czego słucham.
- LEGIMI – do czytania książek bez limitu.
- GOODREADS – do dokumentowania tego, co przeczytałam.
- NETFLIX, HBO GO, PRIME VIDEO – do oglądania filmów i seriali.
- TRAKT.TV – do dokumentowania odcinków obejrzanych seriali i filmów.
- PODCAST GO – do słuchania podcastów.
O tych narzędziach wspominam nieprzypadkowo – wielu ludzi tworzy w Notion albo w Bullet Journalu listy książek, filmów czy seriali, które obejrzeli lub chcą obejrzeć. Ja postanowiłam, że nie będę mnożyć bytów i skoro korzystam z tych stron od lat, to dalej będę to robić.
Pozostałe narzędzia
Inne narzędzia, które przydają mi się w życiu, w pracy i w domu.
Mechanizm tego narzędzia jest bardzo prosty – wybierasz ulubione tematy i każdego dnia otrzymujesz świeżą porcję newsów, ciekawostek i artykułów, które rzeczywiście mogą Cię zainteresować. Dla osób, które – tak jak ja – pozostają na diecie informacyjnej, jest to rozwiązanie idealne.
Odkąd korzystam z rozszerzenia do przeglądarki, które pozwala mi błyskawicznie przesyłać interesujące linki do Notion, nie używam już Pocket, ale kiedyś bardzo to narzędzie lubiłam, dlatego jeśli szukasz czegoś prostego, co pozwoli Ci szybko zapisać daną stronę, by wrócić do niej w innym momencie – polecam.
Aplikacja, którą wykorzystuję do medytacji. Więcej o niej pisałam w artykule: Najlepsza aplikacja do medytacji – Insight Timer.
Proste narzędzie, które wykorzystuję do pracy z techniką Pomodoro, o której pisałam w artykule: Jak zwiększyć swoją produktywność.
Inna apka, którą można wykorzystać do Pomodoro oraz pracy w skupieniu. Uwielbiam ją za to, że w nagrodę za moją pracę sadzi wirtualne drzewka i tworzy mój własny las. Fajny bajer dla osób, które lubią, gdy apka daje coś ekstra.
Apka służąca do tworzenia list zakupów. Jej dużą zaletą jest to, że przygotowane listy można udostępniać innym użytkownikom, a to bardzo ułatwia ogarnianie zakupów w dwie osoby.
Idealne rozwiązanie dla łowców promocji – aplikacja gromadząca gazetki promocyjne najpopularniejszych sklepów. Jej fantastyczną opcją jest możliwość wyszukiwania po konkretnym produkcie, by wybadać, gdzie akurat kosztuje on najtaniej.
Dla osób, które mają problem z piciem zbyt małej ilości wody stworzono aplikacje, które przypominają im o nawadnianiu. Tę konkretną lubię najbardziej – za to, że za nawadnianie uznaje nie tylko picie wody, ale też np. zupy czy smoothie. Co ważne – o odwadnianiu (np. po alkoholu) także pamięta.
Jeżeli chodzi o podstawowe narzędzia, które służą mi do ogarniania rzeczywistości, to by było na tyle. Oczywiście aplikacji na telefonie i komputerze mam jakieś 10 razy więcej, ale te, które przydadzą Ci się najbardziej, jeżeli chcesz usprawnić swoją pracę i zapanować nad codziennym chaosem, to właśnie te wyżej przedstawione.
Bardzo jestem ciekawa, czy któreś z nich znasz i lubisz. A może jest wręcz przeciwnie?
Świetna lista narzędzi. Z wielu sama korzystam. Z Corela nie korzystam, wolę Photoshopa i Designera :).
Fajnie masz uporządkowaną tablicę w Notion. Ja też go bardzo lubię, a z Asany korzystam regularnie. 🙂
Zaciekawił mnie ten Calmy Writer. Do tej pory do pisania służył mi Hemingway. Chętnie więc przetestuję Calmy Writer.
Od marca nie opłacam już PhotoShopa, ale ogólnie też go bardzo lubię. Chociaż Corel to jak moje „dziedzictwo”, dlatego mam do niego stosunek szczególny 😀
Hemingwaya nie znam, muszę sprawdzić 🙂
Boże Drogi, Ty naprawdę tego wszystkiego teraz używasz? O.O
Dużo tych aplikacji, stron i w ogóle…
Ano, używam 🙂 Ale nie codziennie. Np. podcast nagrywam teraz rzadko. Filmy montuję raz na parę tygodni. Większość jednak znajduje regularne zastosowanie 🙂
Mam wrażenie, że Twoja doba ma ze sto godzin! Wow, wow, wow!
Haha, może to dlatego, że dużo się dzieje :)) Ale właśnie dzięki narzędziom łatwiej ogarniam.
O kilku tutaj wymienionych możliwościach czytałam lub słyszałam i zastanawiałam się, co z tym fantem zrobić. Teraz już wiem że najzwyczajniej… jeszcze raz poczytać i coś wybrać – zwłaszcza iż są też darmowe pakiety w całkiem dobrym wyposażeniem! 🙂 Zdecydowanie przyjże się bliżej i coś dla siebie wybiorę. Ostatnio dość mocniej siedzę nad paroma rzeczami, więc przyda się coś więcej niż kalendarz czy lista najbliższych/codziennych zdań. Kończę również lekturę wraz z ćwiczeniami GTD – więc z chęcią się podzielę wrażeniami – a już dostrzegam że może Ci się spodobać! (pisałyśmy o tym podczas listy Twoich książek zw. z rozwojem/pracą)!
Kiedyś przymierzałam się do Trello i nic z tego nie wyszło. Od kilku tygodni natomiast planowanie w nim ratuje mi skórę – tyle się dzieje, że bez porządnego planowania ciężko byłoby to ogarnąć. 😀
O widzisz, bo właśnie to jest to – czasem nie potrzebujemy narzędzi, bo działamy w niewielu obszarach i spokojnie dajemy radę ogarniać. Czasami jednak zaczyna się więcej dziać – i wtedy warto sobie po prostu pomóc 🙂
Super organizacja. Ja właśnie zaczynam korzystać z Trello może to mi pomoże w organizacji 😉
Bardzo fajny wpis! Chyba każda z nas marzy o takiej organizacji,ale cóż wychodzi różnie 😉
A jakiego narzędzia używasz do zarządzania klientami? Korzystasz z jakiegoś CRM, który może ten proces ułatwić? Od jakiegoś czasu szukam czegoś co było by idealne do małej firmy i byłoby kosztowne. Np. Hubspot CRM ma darmową wersję, która podobno jest na tyle rozwinięta, że dla małej firmy się sprawdza. Czy korzystałaś może z tego narzędzia i możesz podzielić się opinią?
Nie, niestety nie miałam z nim doświadczenia. Obecnie pracuję dla garstki stałych klientów i nie przyjmuję nowych zleceń, więc nie potrzebuję żadnego rozbudowanego systemu, żeby nad nimi zapanować 🙁
Hej! Co prawda nie korzystałam z Hubspot ponieważ jest to raczej ”kombajn”, który sprawdzi się w większych zespołach, ale jeśli szukasz dedykowanego narzędzia do komunikacji i zarządzania klientami to warto rzucić okiem na Klamp.pl. Osobiście sprawdza się w mojej codziennej pracy, aczkolwiek ja nie potrzebuję mocno rozbudowanych aplikacji.
Przeczytała ten artykuł i muszę napisać, że ogromnie Ciebie podziwiam za orientowanie się w tylu różnych programach i aplikacjach. Gdybym chciała korzystać choćby z połowy opisanych programów to chyba przez cały dzień nie rozstawała bym się z telefonem i komputerem. Wybiorę kilka, które mogą usprawnić moją pracę i wypoczynek i będe korzystała. Uściski 🙂
Ale długo lista, świetny wpis!
Świetny wpis, super pomocne narzedzia.
Fajny wpis. Bardzo przydatny dla osób które chcą być bardziej zorganizowane. Obecnie uczę się tego programu – SNAPSEED . Szukam na youtubie poradników i informacji w tym temacie. Polecicicie coś aby się rozwijać w tym kierunku ?
Bardzo pomocny wpis, ja mam straszny problem z organizacją, więc z pewnością skorzystam z Twoich rad. Swoją drogą uwielbiam takie programy ułatwiające funkcjonowanie w naszym świecie, nawet nie wiecie jak się ucieszyłem gdy powstały programy do rozliczenia pit 37, w końcu przestałem mieć z tym problemy. Pozdrawiam
Na pewno sprawdzę wszystkie programy i narzędzia, zwłaszcza te, które umożliwiają tworzenie kreatywnych treści. Sama bardzo często wykorzystuje różne programy, na przykład do przygotowywania prezentacji. Przede wszystkim zależy mi na intuicyjnej obsłudze i dużej ilości ciekawych funkcji.
Bardzo pomocny wpis, warto skorzystać z tych sposobów
Dzięki za fajny artykuł, ja używam nowego photoshopa 2022 i bardzo sobie chwale. Pozdrowienia!
Wartościowy wpis, dużo pomocnych informacji można z niego wyciągnąć.
miło się czyta te wpisy!
wspaniały wpis!