planowanie dnia wzór

Moja organizacja dnia. Jak dobrze zaplanować dzień?

Moja organizacja dnia – dowiedz się, jak wygląda i zainspiruj się do wypracowania własnego systemu planowania codzienności.

Kiedy pokazałam na Instagramie, jak wygląda mój przykładowy plan dnia oraz tygodnia, dostałam sporo próśb, aby opowiedzieć o tym więcej. Kilka osób zainteresowało się także aplikacją do organizacji i zarządzania zadaniami, której używam – i dziś wiem, że są zadowolone po skorzystaniu z tego polecenia! – dlatego postanowiłam opowiedzieć Ci o tym, jak dokładnie wygląda moje planowanie dnia, jak zaczynam i kończę dzień oraz z jakich narzędzi korzystam, aby panować nad wszystkimi zadaniami i planami.

Dlaczego warto planować dziennie?

Na początek – wyjaśnienie, dlaczego w ogóle planujemy. Wydawać by się mogło, że panowanie nad organizacją dnia codziennego nie jest niczym trudnym – ot, wszyscy wiemy, co mamy do zrobienia i w jakich godzinach. Problem zaczyna się wtedy, gdy zapominamy, że akurat dziś mieliśmy odebrać dziecko wcześniej ze szkoły albo zadzwonić do urzędu w celu załatwienia ważnej sprawy.

W moim przypadku planowanie odbywa się na każdym poziomie – mam pod kontrolą dzień, tydzień, miesiąc, kwartał i rok. Wszystko to jest częścią mojego systemu organizacji i planowania, który pozwala pilnować nie tylko codziennych zadań, ale także tych, które wpadają spontanicznie i muszą zostać zrealizowane w konkretnym dniu w przyszłości. Gdybym nie miała pod ręką narzędzi do planowania większego odcinka czasu, najpewniej, jak wielu z nas, przyczepiłabym gdzieś karteczkę z ważną datą, a potem przypadkiem ją wyrzuciła albo zaczęła zupełnie ignorować jej widok. A że ja takich sytuacji absolutnie unikam – natychmiast wpisuję zadania do kalendarza i wiem, że nie ma szans, aby mi umknęły.

A co mi daje planowanie? Błyskawicznie mogę zorientować się w tym, co się będzie działo w najbliższym czasie, kiedy ewentualnie mogę się umówić na spotkanie, a kiedy definitywnie będę zajęta. Mam w głowie spokój, że o niczym nie zapominam i że kontroluję sytuację – i dzięki temu nie spóźniam się, nie umykają mi ważne wydarzenia, składam życzenia na czas i nie planuję dwóch wydarzeń na jedną godzinę. I, tak, moi znajomi są już przyzwyczajeni, że kiedy ustalamy termin spotkania, ja sięgam do kalendarza i wpisuję tam takie punkty, jak: „Przyjazd Tysi”, „Kino z Anią” czy „Obiad z Sylwią”. I chociaż na początku robili sobie z tego żarty, teraz od razu dostaję komunikat: „Jesteś wolna w czwartek? Zajrzyj do kalendarza, poczekam… Tak? No to wpisz mnie tam na szesnastą”. I tyle. Da się przyzwyczaić innych do tego, że będą częścią większej całości w naszych planach.

Przykładowy plan dnia: moje poranne rytuały

O tym zjawisku mówi się także poranna rutyna – niestety błędnie, co wyjaśniają nam na stronie PWN. Ale jak by tego nie nazywać, chodzi o czynności powtarzane regularnie, od których zaczynamy każdy dzień.

Po wypiciu wody, ogarnięciu spraw toaletowych i (weekendowym) wyjściu z psem, nadchodzą zadania, które potem odhaczam w aplikacji mobilnej:

  • rozciąganie
  • zdrowe śniadanie
  • suplementy
  • 15 minut z Flipboardem

Pierwsze, co robię, to rozciągnięcie ciała. Jest to krótka gimnastyka, kilka minut jogi albo taniec do szybkiej piosenki. Nic spektakularnego – po prostu robię cokolwiek, by pobudzić ciało do działania.

Drugą pozycją jest zdrowe śniadanie, które wpisuję w plan dnia, bo bardzo lubię odhaczać wykonanie zadania i jest to dla mnie idealny bacik nad głową. Odkąd dbam o tę sferę, moja waga ma się dużo lepiej, a i dobre samopoczucie pozwala dobrze wejść w dzień.

Suplementy łykam przy okazji śniadania. Jest to zestaw w stu procentach spersonalizowany i składają się na niego: proszek do rozpuszczania (niezbyt smaczny, więc zamiast dużej szklanki, rozpuszczam go w malutkim kubeczku i robię szota), dwie kapsułki z kwasami omega oraz kilka kapsułek z probiotykami. Korzystam z tej suplementacji od dwóch lat i chociaż podchodziłam do tego sceptycznie, teraz uważam, że to świetnie zainwestowane pieniądze, a moje zdrowie jest na to najlepszym dowodem.

Jeśli interesuje Cię stworzenie własnego zestawu, możesz wypełnić kwestionariusz na stronie Sundose i zobaczyć, jak to wygląda. A jeżeli przy zamówieniu skorzystasz z kodu sun116031c – zapłacisz za nie 20 zł mniej.

Ostatni punkt programu to 15 minut z Flipboardem, czyli aplikacją, w której możesz gromadzić newsy ze świata na interesujące Cię tematy. Na przykład u mnie są to sprawy zawodowe (takie jak marketing, pisanie czy blogowanie), rozwojowe (np. zarządzanie czasem i work-life balance) oraz hobbystyczne (np. Manchester United, Apple, kuchnia vege czy konsole)

Dzięki takiej rozgrzewce mam poczucie, że mój dzień zaczyna się naprawdę dobrze. A jeśli dołożymy do tego jeszcze 4000 kroków, jakie robię z samego rana, gdy odprowadzam córkę do szkoły i wracam do domu – naprawdę bardzo rzadko zdarza się, bym doszła do wniosku, że dzień zaczyna się źle. Mam poczucie, że robię wszystko, aby już od pierwszych godzin dnia nabierać rozpędu i mieć głowę gotową do pracy.

Jak wygląda moja organizacja dnia?

To, jak wygląda mój dzień pracy prawdopodobnie jest materiałem na oddzielny artykuł, dlatego jedynie krótko wspomnę o tym, jak wygląda najbardziej obszerna część dnia, którą spędzam właśnie na pracy (a jakiej, opisałam w artykule Jak trafiłam do Gangu Pani Swojego Czasu?).

Najważniejsze informacje dotyczące rozkładu dnia znajdują się wprost przede mną – na biurku:

biuwar planowanie tygodnia

Narzędzie, którego używam, pochodzi ze sklepu Pani Swojego Czasu i jest prawdziwym hitem wśród klientek PSC. Jego nazwa to biuwar minimalistyczny. Dzięki biuwarowi w jednym miejscu mam dużo przestrzeni na notatki, rozpisanie priorytetów i nagle wpadających zadań oraz pełny widok tygodnia – od poniedziałku do niedzieli.

Zanim rozpocznie się nowy tydzień, zaglądam do kalendarza Google w telefonie, który jest moim podręcznym centrum dowodzenia, i wypełniam biuwar tym, co stałe, już umówione, bardzo ważne i raczej „nie do ruszenia”, czyli: lekcjami angielskiego i serbskiego, wyjściami do lekarzy, umówionymi spotkaniami, datami urodzin, zebraniami w pracy, meczami moich drużyn i innymi tego typu zadaniami.

Biuwar towarzyszy mi przez cały tydzień – lewą część dodatkowo wykorzystuję na notatki, a pozostałe tabele – na nagłe zadania oraz priorytety. Jest prosto i bardzo wygodnie. Dla urozmaicenia stosuję kolory, ale to nadal nie zmienia faktu, że biuwar pozostaje dla mnie ultraminimalistycznym narzędziem.

Stałe zadania w ciągu dnia – jak sobie z nimi radzę?

Tak, jak poranne rytuały oraz rytuały wieczorne, w programie do zarządzania zadaniami lądują u mnie także zadania do odhaczenia „w ciągu dnia”. Ten system u mnie ewoluował – wcześniej kontrolowałam w ten sposób również nawyki, takie jak picie wody, ćwiczenia czy sesje medytacyjne, ale obecnie w ciągu każdego dnia mam do wykonania trzy podstawowe zadania:

  • 15 minut z angielskim
  • 15 minut z serbskim
  • inbox 0

Czyli: zadbanie o stały kontakt z językami – poza lekcjami z lektorami, o których wspominałam w artykule Czy warto uczyć się na platformie Preply?, a które mam kilka razy w tygodniu. A co robię na tych piętnastominutowych „spotkaniach z językiem”? Na przykład podczas przerwy w pracy piję kawę i oglądam jedno krótkie video w języku serbskim albo powtarzam frazy z angielskiego zebrane na fiszkach. Nic wielkiego – chodzi po prostu o regularną ekspozycję na język w sposób przyjazny i wygodny.

Inbox 0 natomiast obowiązuje w mojej prywatnej poczcie oraz w zadaniach służbowych. Zanim zamknę komputer muszę zadbać o wyczyszczenie skrzynki oraz wykonanie wszystkich zadań. Bardzo rzadko zdarza się, bym musiała zrobić coś innego niż zamknięcie zadania, ale jeśli z jakiegoś powodu nie dałam rady go wykonać – przenoszę na następny dzień, aby na pewno mi nie umknęło. To prosty system, który nie pozwala mi zapomnieć o żadnym zadaniu i gwarantuje porządek w skrzynce mailowej.

Przykładowy plan dnia: moje wieczorne rytuały

Co wchodzi w skład mojej tak zwanej wieczornej rutyny? Są to proste czynności, które pozwalają mi oczyścić głowę przed snem. Kolejno:

  • analiza jutrzejszych zadań
  • ogarnięcie otoczenia
  • Dziennik Wieloletni
  • krem na twarz
  • 15 minut z książką
  • medytacja

Moje kosmiczne problemy z zasypianiem zniknęły, gdy zadbałam o rytuał zamknięcia dnia. Co wieczór wykonuję określone czynności, po czym kładę się prosto do łóżka. Analiza zadań dnia następnego to szybki rzut oka na zadania, jakie czekają mnie w pracy. Nie skupiam się na nich, nie planuję niczego konkretnego – po prostu lubię z lotu ptaka spojrzeć na to, co czeka mnie kolejnego dnia.

Ogar – na potrzeby bloga nazwany ładniej „ogarnięciem otoczenia” – to moja metoda utrzymania względnego porządku wokół siebie. Jestem bałaganiarą i nie lubię sprzątać, ale jeśli wieczorem zadbam o pusty zlew czy stół w salonosypialni, kolejny dzień wydaje mi się prostszy i zaczyna się przyjemniej. Serio, nawet moje bałaganiarskie serce bardziej raduje się widokiem porządku w zlewie niż widokiem brudnych naczyń.

Kolejnym punktem programu jest wypełnianie Dziennika Wieloletniego, czyli mojego produktu, który pozwala mi zatrzymać się na moment, pomyśleć o sobie i swoich sprawach i zrobić kolejną dobrą rzecz dla głowy. O tym, czym jest Dziennik Wieloletni przeczytasz (lub posłuchasz) tutaj: Skąd się wziął Dziennik Wieloletni?

Pozostałe punkty są raczej proste: lista zadań przypomina mi o regularnym stosowaniu kremu do twarzy, odhaczam tam także minimum kwadrans z książką oraz krótką sesję medytacyjną z użyciem apki InsightTimer, którą nadal uważam za najlepszą aplikację do medytacji.

W ten sposób kończy się mój dzień. Oczywiście między pracą a wieczorem mija jeszcze kilka godzin i czasem mam tam zaplanowane konkretne aktywności (spotkanie, trening córki, wyjście do kina), ale z reguły stawiam na spontaniczne aktywności z rodziną. Nie wszystko jest zaplanowane z góry – i to także jest dla mnie dobre.

Aplikacja do planowania zadań – z jakiej korzystam?

Kilka lat temu moim ulubionym narzędziem do zarządzania zadaniami było Trello (szerzej pisałam o tym w tekście Trello – organizacyjne cudeńko), potem przerzuciłam się na Nozbe, ale od kilku lat moim absolutnym numerem jeden jest Todoist. Codzienne zadania wyglądają w nim tak:

aplikacja todoist zadania codzienne

Jego obsługa jest bardzo intuicyjna. Bez problemu korzystam z Todoista w przeglądarce, na komputerze, na tablecie, zegarku i telefonie, mam też pełną synchronizację z kalendarzem Google i pocztą, więc korzystam z niego niemal odruchowo. I chociaż jestem fanką testowania programów i aplikacji, to temu jednemu pozostaję wierna już długo.


Tak prezentują się moja organizacja dnia. System jest prosty i świetnie się u mnie sprawdza. Możliwe, że kilka z tych pomysłów wykorzystasz także u siebie, a możliwe, że wypracujesz zupełnie inny system. Tym, co polecam, jest planowanie. Próbuj, eksperymentuj, obserwuj, co się u Ciebie sprawdza. Dzięki temu zadbasz o swoją codzienną organizację i lepiej zapanujesz nad tym, jak działasz każdego dnia. Powodzenia!

Masz pytania? Zapraszam do formularza komentarzy poniżej!

6 komentarzy

Świetny wpis. Ja również planuję swój każdy dzień, pomaga mi to na zorganizowanie czasu tak, aby go nie marnować.

Mi ciężko przekonać się do aplikacji, a wiem, że by mi pomogły bardziej niż karteczki, czy kalendarz!

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *