Bardzo często jestem pytana o to, w jaki sposób zarządzam swoimi firmowymi finansami. Freelancerzy czy początkujący przedsiębiorcy często mają problem z zachowaniem płynności finansowej, a przy okazji popełniają ten sam błąd, co wielu beneficjentów programów socjalnych – wydają pieniądze jeszcze zanim je dostaną. Oprócz tego nie posiadają żadnej poduszki finansowej, nie wiedzą, ile zarabiają i wydają, nie potrafią oddzielić pieniędzy firmowych od prywatnych ani nie gromadzą oszczędności.
Dlatego dziś na swoim przykładzie opowiem o tym, jaki system zarządzania finansami w jednoosobowej firmie dobrze się sprawdza i pozwala na zachowanie komfortu psychicznego i stabilizacji od pierwszego do ostatniego dnia miesiąca.
Jak zorganizować budżet w jednoosobowej firmie?
Przede wszystkim trzeba to robić z głową i mieć konkretny plan działania. Moim zdaniem – przynajmniej na początku – niezbędne jest tutaj notowanie, ile mamy wydatków i ile (potencjalnie) w danym miesiącu zarobimy. Mając to jasno przed oczami, jesteśmy w stanie całościowo spojrzeć na swój budżet i dobrze go zaplanować.
Jeżeli jesteś freelancerem, który zdecydował się na założenie firmy, zakładam, że masz już jakieś zaplecze – stałych klientów, pewny zarobek, długoterminowe umowy. Spójrz wstecz i przyjrzyj się swoim comiesięcznym zarobkom. Czy jest jakaś minimalna kwota, którą zarabiasz w każdym miesiącu? Jeśli tak, to właśnie w oparciu o nią planuj swój budżet, a zarobki z reszty – np. mniejszych, pojawiających się spontanicznie zleceń – traktuj jako nadwyżkę finansową i od razu odkładaj na konto oszczędnościowe.
Gromadzenie oszczędności jest naprawdę bardzo ważne, szczególnie jeśli jesteś freelancerem i masz nieregularne dochody. W razie gorszego miesiąca zawsze możesz poratować się swoim zabezpieczeniem finansowym i nie martwić o to, że nie opłacisz składek ZUS czy rachunków.
Jak zarządzam finansami w swojej działalności?
Mój system jest bardzo prosty i doskonale sprawdza się od samego początku funkcjonowania firmy. Zanim do niego przejdę, ważna kwestia: jestem VATowcem, więc za usługi wystawiam faktury VAT. Co to oznacza? Że klient przelewa na moje konto kwotę netto (np. 1000 zł) + 23% VAT. Owe 23% – w tym przykładzie będzie to 230 zł – muszę oddać Urzędowi Skarbowemu. Jako VATowiec część wydatków mogę jednak wrzucić w koszty, jeżeli więc kupię np. tablet za 1000 zł (+ VAT), to te 230 zł nadwyżki zostanie na moim koncie. Jakie wydatki można odliczyć? Przeróżne – na sprzęt, na oprogramowanie, na usługi telekomunikacyjne, wyposażenie biura i wiele, wiele innych (o tym opowiem innym razem).
Mój plan w kilku krokach
Posiadam konto firmowe, a na nim dwa dodatkowe subkonta, o nazwach: “VAT + podatek” oraz “oszczędności firmowe”. W tym samym banku posiadam też konto prywatne z rodzinnym kontem oszczędnościowym i kontem córki, do których mam łatwy i szybki dostęp w aplikacji albo bankowości internetowej.
Zaczynam od podatków
Kiedy wpływa do mnie płatność za fakturę, natychmiast przelewam odpowiednie sumy na subkonto podatkowe (23% VAT oraz 18% podatku dochodowego), traktując te pieniądze tak, jakby w ogóle ich nie było. Dlaczego to jest tak ważne? Bo kiedy przychodzi dzień, w którym trzeba przelać pieniądze do Urzędu Skarbowego, wielu przedsiębiorców orientuje się, że nie ma odpowiedniej sumy i że gdzieś się te pieniądze rozpłynęły. Jeżeli nie chcesz mieć takich problemów, to w myśl zasady, że “czego oczy nie widzą, tego sercu nie żal”, po prostu naucz się traktować kwoty przelewane państwu tak, jakby były dla Ciebie od początku niedostępne.
Inwestuję w siebie
Na tym nie koniec, jeżeli chodzi o to, jak dysponuję pieniędzmi z absolutnie każdej faktury. Stałym elementem jest także to, że 10% zarobków przelewam na oszczędności firmowe, które mogę przeznaczyć na sprzęt, rozwój firmy czy szkolenia, a 5% zarobków przelewam na oszczędności emerytalne. Na ten cel mam założone konto w innym banku – póki co jest to zwykłe, dobrze oprocentowane konto oszczędnościowe, ponieważ wciąż nie umiem zdecydować, czy chcę dołączyć do programów typu IKZE albo IKE.
Dlaczego w ogóle oszczędzam na emeryturę? Bo nie wierzę, że dostanę ją od państwa. A jeśli nawet jakimś cudem to się zdarzy, to z pewnością nie będzie ona wystarczająca.
Pilnuję stałych opłat
Mam kilka stałych i długoterminowych umów na usługi reklamowe, dzięki którym wiem, że na początku każdego miesiąca wpłynie na moje konto konkretna suma pieniędzy. Z tych pieniędzy od razu opłacam ZUS oraz księgowość. Na początku miesiąca zasilam też kartę wirtualną, za pomocą której opłacam:
- pakiet fotograficzny Adobe Creative Cloud – 9,99 €
- pakiet MS Office – 8,80 €
- Netflixa (okej, to nie są koszty firmowe, ale kartę mam tylko jedną) – 43 zł
- Amazon Prime (j/w) – 5,99 €
Odkładam
Na koncie z oszczędnościami firmowymi ląduje nie tylko 10% od każdej faktury, ale też wszelkie nadwyżki z konta podatkowego (co miesiąc wrzucam coś w koszty, więc co miesiąc część VATu do mnie wraca). Jak wspominałam wcześniej – to konto służy głównie do inwestowania w mój rozwój i sprzęt oraz do pokrywania jednorazowych wydatków – w stylu domen i hostingów (raz do roku).
Jeżeli myślisz, że nie możesz pozwolić sobie na odkładnie 10%, zacznij od drobnych kwot – 5 zł albo 5% z każdej faktury – i stopniowo je zwiększaj, jeśli zauważysz, że odkładanie nie sprawia Ci problemów.
Wypłata dla siebie + budowanie oszczędności
Ponieważ kluczową sprawą jest dla mnie oddzielenie finansów osobistych od firmowych, co miesiąc przelewam także konkretną kwotę na swoje konto osobiste (a raczej: konto dzielone z mężem), którą przeznaczam “na życie”. Reszta z kolei ląduje na koncie z oszczędnościami rodzinnymi. To tam odkładamy na wakacje, meble, naprawy samochodu, sprzęty i wszystko inne, co wymaga zgromadzenia większej sumy pieniędzy.
Uwaga! Nie jestem sama
Na koniec muszę zwrócić uwagę na fakt, że mam rodzinę i wspólny budżet z mężem. Dla uproszczenia wygląda to tak, że rachunki czy część opłat za tzw. “życie” pokrywa jego wypłata. To oznacza, że jeżeli np. jesteś singlem, to oczywiście musisz w punkcie “pilnuję stałych opłat” uwzględnić także wszelkie regularnie pojawiające się rachunki.
Czy trzeba posiadać konto firmowe?
Prawo nie zabrania korzystania z konta prywatnego dla celów firmowych, ale zdecydowanie warto te dwie kwestie rozgraniczyć. Łatwiej Ci będzie zarządzać budżetem firmowym i oddzielać go od wydatków prywatnych, jeżeli założysz oddzielne konta. Tym bardziej, że możesz kiedyś zostać poddany kontroli skarbowej, a w takim przypadku zdecydowanie lepiej jest mieć porządek w papierach. Poza tym wiele banków zabrania wykorzystywania kont osobistych na cele firmowe, a kłopoty z powodu takiej pierdoły nikomu nie są potrzebne.
Warto pamiętać, że wiele banków ma bardzo drogie konta firmowe, dlatego kuszące może być korzystanie z konta osobistego, ale ja po prostu radzę śledzić rankingi kont firmowych i wybierać opcje najtańsze. Ja za moje konto w ING nie płacę wcale – nie mam karty, bo nie jest mi do niczego potrzebna, a za to, że opłacam podatki z tego konta, nie muszę za nie płacić. Da się? Da się.
Przeczytaj także:
- 6 kroków do zostania freelancerem
- Dzień z życia freelancera – czy freelancing jest dla każdego?
- Czy da się połączyć pracę w domu z opieką nad dzieckiem?
Robię tak samo odkąd tylko założyłam swoją działalność. Ot tak intuicyjnie to wszystko wyszło. I właśnie nie raz od znajomych przedsiębiorców słyszę jak ja to robię, że utrzymuję płynność finansową. A no tak, że nie lecę na wakacje wtedy kiedy zamknę wysokodochodowy projekt, bo wiem, że jednorazowy “strzał” którym miał miejsce w tym miesiącu nie pojawi się w kolejnym.
Świetny wpis! Podrzucę znajomym 🙂
Otóż to – w branży kreatywnej niełatwo przewidzieć, co się stanie za chwilę, ale każdy powinien mieć świadomość, że nagłe przypływy gotówki są właśnie nagłe i nigdy nie wiadomo, kiedy pojawią się kolejny raz. Dla mnie zawsze każda nadwyżka ląduje na oszczędnościach, ewentualnie z jakimś drobnym szaleństwem w stylu wypasionej kolacji na mieście. Spoko, rzeczywiście mogłabym nagle zrobić sobie wakacje w “ciepłych krajach”, ale później mogłabym mieć pretensje wyłącznie do siebie, gdyby coś się posypało.
Świetny tekst i ważny temat!
Warto też pamiętać, że księgowy tego za nas nie zrobi, a niestety takie przekonanie pokutuje u wielu przedsiębiorców.
Trzeba samemu zadbać o finanse w swojej firmie – znać podstawowe pojęcia, używać liczb na co dzień – nie uciekać od tego.
Warto się tego uczyć. O wiele lepiej działać świadomie, niż “na wyczucie”.
Popieram Twoje podejście i Cieszę się, że je promujesz pisząc o nim na blogu!
Bardzo rozsądne podejście!
Ja jednak uważam, że przy jednoosobowej działalności gospodarczej nie tylko dla freelancerów bez dobrego biura księgowego lub podatkowego jest ciężko. Sprawdzone biuro podpowie i doradzi co robić przy często zmieniających się przepisach dla firm w naszym kraju.
Pilnowanie i planowanie płatności to ważna i trudna sprawa, nie tylko firmowo ale i prywatnie. Jednak trzeba ćwiczyć i wyrabiać pozytywne nawyki. Polecasz może jakieś programy lub aplikacje do prowadzenia takiego “kalendarza” płatności firmowych?