Jak podsumować i zaplanować kwartał – sprawdzone sposoby [Zacznijmy od słowa, odc. 21]

Planowanie i podsumowywanie kwartału to bardzo ważne elementy codziennej organizacji – tak biznesowej, jak i osobistej. Dzięki nim możesz określać cele i wyznaczać projekty, które chcesz zrealizować w ciągu najbliższych trzech miesięcy, a przede wszystkim – tworzyć w oparciu o nie plan działania ułatwiający ich realizację.

W tym artykule poznasz odpowiedzi na pytania, dlaczego warto planować kwartalnie i jak się przygotować zarówno do podsumowania trzech miesięcy, które już za Tobą, jak i zaplanowania kolejnych. Poznasz też sprawdzone sposoby na to, jak skutecznie się organizować w perspektywie kwartalnej.

Wersja audio – jak podsumować i zaplanować kwartał:

Planowanie kwartalne – spis treści:

Dlaczego warto planować kwartalnie?
Podsumowanie kwartału – do czego jest nam potrzebne?
Podsumowanie kwartału – etap przygotowań
Podsumowanie kwartału – jak je przeprowadzić?
Jak planować kwartał – sprawdzone sposoby

Dlaczego warto planować kwartalnie?

Planowanie kwartału różni się nieco od planowania miesiąca czy roku – jest to perspektywa na tyle długa, że plan działań możesz rozłożyć na kilkanaście tygodni, a jednocześnie na tyle krótka, że jej cel jest dla Ciebie jasno widoczny, a nie migocze gdzieś niewyraźnie przy końcu roku.

Dzięki planowaniu kwartalnemu możesz w ciągu roku regularnie analizować swoje wyniki, osiągnięcia, sukcesy i porażki – i reagować na nie od razu, zamiast czekać z wnioskami i podsumowaniami do przełomu grudnia i stycznia. To z kolei sprawia, że kolejne kwartały wykorzystasz lepiej, jeśli na bieżąco kontrolujesz, co się u Ciebie sprawdza, a co nie.

Będzie to przydatne zarówno jeśli prowadzisz własną działalność i potrzebujesz solidnej analizy i planowania działań biznesowych, jak i w przypadku działań „osobistych”, dotyczących np. samorozwoju, edukacji, aktywności fizycznej czy pracy na etacie.

Podsumowanie kwartału – do czego jest nam potrzebne?

Czym innym jest planowanie działań, a czym innym – analizowanie ich i podsumowywanie. To dwa oddzielne etapy organizacji czasu i nad oboma warto się pochylić.

Jeśli dotąd nie planowałaś/eś kwartału – nie ma problemu – podsumowanie tak czy siak możesz przeprowadzić. Pomogą Ci w tym przygotowane przeze mnie pytania.

A jeśli zastanawiasz się, dlaczego warto podsumowywać kwartał, oto kilka najważniejszych argumentów:

ocena postępów – brzmi „poważnie”, ale chodzi tu przede wszystkim o przeanalizowanie swoich działań i wyciągnięcie wniosków, co działa, a co jeszcze dobrze by było poprawić, które cele nadal chcesz realizować, a z których rezygnujesz, co mamy już wykonane, a czego jeszcze nie itd.;
motywacja – na co dzień raczej nie zastanawiamy się, ile osiągnęliśmy, jakie projekty zrealizowaliśmy, do których celów się zbliżamy itd. – dzięki spojrzeniu z lotu ptaka na mijające miesiące jesteś w stanie dostrzec więcej i bardziej docenić swoje wysiłki;
planowanie na przyszłość – dzięki wnioskom wyciągniętym w czasie podsumowania możesz skuteczniej zaplanować kolejne działania, aby następny kwartał przyniósł Ci jeszcze więcej satysfakcji i spełnienia.

Wierzę, że brzmi to dla Ciebie na tyle sensownie, że przekonasz się do planowania kwartalnego – i że już teraz zaczniesz od podsumowania ostatnich trzech miesięcy (jeżeli, tak jak ja dziś, właśnie zamykasz kwartał).

Ważne – w tym artykule poświęcam uwagę planowaniu kwartału, ale z powodzeniem wykorzystasz poniższe pytania także podsumowując miesiąc lub rok.

Podsumowanie kwartału – etap przygotowań

Na etapie przygotowań do podsumowania kwartału wykonaj kilka kroków:

zarezerwuj w kalendarzu czas na podsumowanie – minimum pół godziny, choć wiedz, że możesz potrzebować go więcej;
wybierz narzędzia, które wykorzystasz podczas pracy – np. aplikację do notatek, planer czy zeszyt;
zbierz wszystkie źródła, w których znajdują się informacje o Twoich działaniach z ostatnich trzech miesięcy – np. kalendarz, program do zarządzania zadaniami, planer, bullet journal itp.;
znajdź wygodne miejsce do pracy, wyłącz powiadomienia w telefonie, poinformuj bliskich, że potrzebujesz godziny dla siebie – i całkowicie skoncentruj się na zadaniu, które Cię czeka.

Zasady obowiązujące podczas podsumowywania kwartału:

poświęcasz pełnię uwagi podsumowaniu;
wyłączasz emocje i uruchamiasz obiektywizm;
nie wystawiasz sobie ocen, nie ganisz za niewykonane zadania;
nie fałszujesz wyników i stawiasz w 100% na szczerość – nikt nie będzie przecież zerkał Ci przez ramię i sprawdzał, czy odpowiednio „ładnie” realizujesz wyznaczone sobie zadania.

Przygotowania za Tobą, możesz więc przejść do samego procesu podsumowywania.

Podsumowanie kwartału – jak je przeprowadzić?

Nie ma znaczenia czy planowałaś/eś zadania na mijający kwartał – tak czy siak na początek czeka Cię analiza tego, co się w ostatnim czasie u Ciebie działo.

Krok 1: przejrzyj narzędzia do organizacji

Przygotowując się do podsumowania, zbierałaś/eś wszystkie źródła, w których znajdują się informacje o zadaniach, projektach i działaniach, które realizowałaś/eś. Teraz jest pora na skrupulatne przejrzenie ich i wynotowanie, co się działo.

Narzędzia, które ja wykorzystuję, to:

Kalendarz Google – znajdują się w nim informacje dotyczące projektów, w których brałam udział, a które wiązały się z konkretnymi terminami (np. gościnny występ w czyimś podcaście, prelekcja wygłoszona na żywo itd.).
Todoist – moje wirtualne centrum dowodzenia z wszystkimi prywatnymi i biznesowymi projektami i zadaniami.
Nozbe – narzędzie, które wykorzystuję do komunikacji i wykonywania zleceń dla sklepu NOBLE.
Preply – miejsce, w którym znajduję wszystkie informacje dotyczące moich konwersacji z serbskiego i angielskiego.

Dawniej korzystałam też z mnóstwa narzędzi papierowych – i chociaż dalej mam na biurku czy ścianie organizery, dzięki którym jeden rzut oka wystarcza na zorientowanie się w planach i zadaniach, to i tak te same informacje znajdują się tam, gdzie muszę je mieć zawsze pod ręką, czyli w aplikacji i kalendarzu.

Krok 2: wypisz swoje projekty i cele

Stwórz listę celów i planów realizowanych w ostatnim kwartale – zarówno tych, które zostały zrealizowane całkowicie, jak i ledwo rozpoczętych. Tych, które planowałaś/eś otwierając kwartał oraz tych, które pojawiły się spontanicznie. Niech to będzie lista wszystkiego, co działo się lub miało się dziać w mijającym kwartale.

Przykłady? „Wymiana drzwi w kuchni”, „Zamówienie prezentu ślubnego”, „Dopisanie trzech rozdziałów pracy magisterskiej”, „Opublikowanie ośmiu wpisów na blogu” itd.

Krok 3: oceń stopień realizacji projektów i celów

Obok każdej z wymienionych na liście pozycji dopisz w jakim stopniu zostały one zrealizowane. W przypadku celów liczbowych („osiem wpisów”) będzie Ci łatwiej określić, w jakim procencie zostały zrealizowane, ale w przypadku innych pozostanie Ci ocenianie „mniej więcej” – i to też jest jak najbardziej okej.

Krok 4: wyciągnij wnioski

Czarno na białym widzisz, które cele realizujesz, a które nie zostały nawet ruszone. Odpowiedz na poniższe pytania, aby wyciągnąć wnioski ze swoich dotychczasowych działań

Co napawa Cię największą dumą, kiedy patrzysz na swoją analizę?
Które wydarzenie z ostatniego kwartału uważasz za najbardziej znaczące?
Jak myślisz, co sprawiło, że niektóre z zadań mają status wykonania 100%? Co pomogło Ci je zrealizować? Kto dał Ci wsparcie? Czy miałaś/eś tutaj jakąś szczególną motywację?
Z których projektów i planów nie jesteś zadowolona/y?
Dlaczego niektóre cele pozostały zupełnie nieruszone? Czy zabrakło Ci na nie czasu, motywacji, zapału? A może nie masz wiedzy lub wsparcia, aby z nimi ruszyć?
Czy zamierzasz kontynuować projekty, których nie ruszyłaś/eś w poprzednim kwartale? Jeśli tak, to jakie kroki podejmiesz, aby zacząć z nimi działać?
Dlaczego niektóre cele zostały rozpoczęte, ale niezrealizowane do końca? Czy masz co do nich dalsze plany?
Które działania były dla Ciebie skuteczne w realizacji zadań, a które okazały się porażką?
Czy były osoby, które pomagały Ci w działaniach i czujesz, że mogłyby Ci jeszcze pomóc?
Które cele zamierzasz sobie całkowicie odpuścić i wykreślić z listy planów do zrealizowania?
Jakie wnioski dotyczące organizacji i realizacji zadań wyciągasz dla siebie z ostatniego kwartału?

Dzięki pogłębionej analizie działań, które już za Tobą, łatwiej Ci będzie przejść do planowania kolejnego kwartału i osiągnięcia pożądanych rezultatów w najbliższym czasie.

Jak planować kwartał – sprawdzone sposoby

Zaplanowanie kwartału to nie taka straszna sprawa, jeśli mamy za sobą analizę swoich dotychczasowych działań. Wiemy już, co się dobrze u nas sprawdza, a co nie oraz mamy wyznaczone kolejne cele do zrealizowania.

Teraz już tylko kroków dzieli Cię od zaplanowania kwartału – a jeśli teraz się tym zajmiesz, kolejne podsumowanie przyjdzie Ci dużo łatwiej.

Krok 1: odpowiedz na pytania pomocnicze

Poniższe pytania pomogą Ci w zaplanowaniu udanego kwartału:

Jaki jest Twój główny (jeden!) cel na najbliższe trzy miesiące?
Co musi się wydarzyć, abyś za trzy miesiące uznał(a) ten kwartał za udany?
Co zrobisz, jeśli nie będzie Ci się chciało pracować nad którymś z celów? Jak znajdziesz do tego motywację? Jak zauważysz, że to jest ten moment, w którym trzeba z projektu zrezygnować?

Znasz już odpowiedzi? W takim razie przejdź do kolejnych kroków.

Krok 2: wyznacz cele i projekty do zrealizowania

Po pierwsze: na Twojej liście powinny znaleźć się cele i plany niezrealizowane w poprzednim kwartale. Oczywiście bierz pod uwagę wyłącznie te, przy których chcesz/musisz pozostać.

Po drugie: dorzuć do listy także nowe cele, jeśli takie się pojawiły (np. przygotowanie do wywiadu, uruchomienie nowego profilu w mediach społecznościowych itd.).

Pamiętaj, że warto wyznaczać konkretne cele – idealnie, gdy da się je wyrazić liczbą, ponieważ wtedy łatwiej Ci będzie dostrzec, czy je zrealizujesz.

Przykład złego celu: „Rozwinę bloga”.

Jak zrobić to lepiej? „Osiągnę liczbę 20 000 wyświetleń w każdym z miesięcy”.

Przykład złego celu: „Zdobędę popularność na Instagramie”.

Jak zrobić to lepiej? „Zdobędę 1000 nowych obserwatorów dzięki działaniom organicznym”.

Przykład złego celu: „Będę bardziej aktywna fizycznie”.

Jak zrobić to lepiej? „Każdy dzień zacznę od jogi, każdy wieczór zakończę piętnastoma minutami rozciągania”.

Krok 3: wybierz pierwsze działanie

Przy każdym z celów i projektów dodaj jedno zadanie, które pozwoli Ci ruszyć do przodu. Ma to być najmniejszy możliwy krok, jaki jesteś w stanie zrealizować od razu.

Przykład: „Ustawię przypomnienie na 21:00 każdego dnia, aby zacząć trening”, „Zadzwonię do sklepu meblowego z prośbą o wysłanie do mnie aktualnego katalogu”.

Krok 4: wpisz projekty i cele w harmonogram

Pierwsze kroki zaplanowane? Świetnie! Teraz pora na dalsze działania – i na umieszczenie ich w kalendarzu, harmonogramie czy aplikacji do zarządzania zadaniami. Możesz do listy zadań dorzucić także regularne, np. cotygodniowe, kontrolowanie postępów nad realizacją poszczególnych celów. W ten sposób istnieje większa szansa, że „dopilnujesz” swoich projektów, aby na pewno doprowadzić je do końca.

Krok 5: nie zapominaj o tym, co masz do zrobienia

Proces podsumowywania i planowania może być bardzo przyjemny, ale okaże się stratą czasu, jeśli nie będziesz pamiętać o tym, co chcesz osiągnąć. Dlatego właśnie polecam regularne śledzenie postępów, analizowanie na bieżąco, czy nadal dany cel chcesz realizować i pamiętanie o tym, co chcesz osiągnąć. Jeśli odkopiesz listę z celami dopiero za trzy miesiące, aby znów z przekąsem podsumować, że „znowu w życiu mi nie wyszło”, to albo już teraz daj sobie spokój, albo przyłóż się do swojej roboty.

Naprawdę warto!

Przeczytaj inne wpisy dotyczące organizacji czasu i planowania: