Moja organizacja tygodnia. Jak ogarniam cotygodniowe zadania?

Opowiadałam już o tym, jak wygląda moja organizacja dnia i jakimi zasadami się kieruję, ogólnie organizując czas. Tym razem pora opowiedzieć o tym, jak prezentuje się moja organizacja tygodnia. Lubię ten stan, gdy wiem, co się będzie działo, jednocześnie mając z tyłu głowy świadomość, że wciąż potrzebuję buforów czasowych i elastyczności, bo zawsze coś może się wydarzyć.

W ostatnim tygodniu doświadczyłam na przykład kilkugodzinnej awarii prądu, która odcięła mnie od komputera. Innym razem trafiły mi się nagłe spotkania kryzysowe w pracy. Jeszcze innym – mąż musiał pilnie udać się do dentysty, więc czekało mnie odprowadzenie córki na trening piłkarski i zaliczenie lekcji angielskiego na stadionie, zamiast w domowym biurze.

Zaplanowanie z góry roku, kwartału, miesiąca, tygodnia i dnia jest dla mnie zatem schematem, który pozwala mieć ogólną kontrolę nad tym, co się będzie działo. Nawet jeśli plany są planami, a życie życiem i nie zawsze wszystko pójdzie zgodnie z założeniami.

Czy brakuje mi spontaniczności? Nie, ponieważ czasu wolnego nie planuję z dokładnością co do minuty. Czy dzięki temu jestem lepiej zorganizowana? Owszem – całkowicie wyeliminowałam zapominalstwo, nakładanie na siebie różnych aktywności i brak kontroli nad własnym życiem. Czy są osoby, które nie potrafią tego zrozumieć? Tak, są. W żaden sposób nie zawracam sobie tym jednak głowy.

Organizacja tygodnia: co robię regularnie?

Jest kilka rzeczy, którymi zajmuję się w każdą sobotę lub niedzielę. Poświęcam na to około godziny i jest to zdecydowanie wartościowy czas, ponieważ dzięki niemu porządkuję sprawy z mijającego tygodnia i planuję, co się będzie działo dalej.

A robię to, standardowo, w aplikacji Todoist, która co tydzień przypomina mi o serii zadań:

Zadania podsumowujące tydzień

Powyższa lista w dużej mierze jest moją odpowiedzią na to, co sprawiało mi zawsze największy problem. Raz na kilka miesięcy wchodziłam do studni bez dna, czyli folderu „pobrane”, w którym znajdowałam setki plików i zdjęć. W pewnym momencie zmieniłam taktykę i zaczęłam zapisywać je na pulpicie – a nie ma dla mnie nic bardziej irytującego niż zaśmiecony pulpit – i to okazało się strzałem w dziesiątkę. Obecnie wystarczy, że raz w tygodniu zrobię przegląd pulpitu, usunę zbędne elementy lub rozmieszczę je w stosownych folderach – i gotowe.

Podobnym zadaniem w ramach organizacji tygodnia jest także uporządkowanie zdjęć, czyli kolejna zmora, z którą długo się zmagałam. Raz na jakiś czas nachodziło mnie, by podzielić zgromadzone na iPhonie zdjęcia na foldery oraz usunąć to, co zbędne, ale po jakiejś setce (z wielu tysięcy) zdjęć po prostu się poddawałam. Teraz nie zajmuję się tym, gdy najdzie mnie ochota – robię to regularnie i w ten sposób nie marnuję później czasu na szukanie konkretnego zdjęcia ani nie dołuję się wizją ogarnięcia tysięcy zdjęć naraz.

Za trzecie zadanie z tej serii można uznać ogarnianie notatek. Odkąd przerobiłam kurs Lepsze notatki od Dominika Juszczyka zajmuje mi to dosłownie kilka chwil! Rzucam okiem, co gdzie się znajduje, upewniam się, że wszystko jest na swoim miejscu, czasem wyrzucam jakieś papiery – i gotowe. Dawniej zadanie to polegało u mnie na dużo dokładniejszym przeglądzie, skracaniu, przerabianiu treści i robieniu porządków w papierach i plikach online, ale obecnie, gdy punktem wyjścia są dla mnie naprawdę świetnie sporządzone notatki, dużo szybciej radzę sobie z tym zadaniem.

Zadania planujące tydzień

Dwa pozostałe zadania wiążą się nie z przejrzeniem mijającego tygodnia, a z zaplanowaniem kolejnego. Obejmują one dwa najważniejsze zagadnienia: uzupełnienie biuwaru (o którym wspominałam we wpisie o mojej organizacji dnia) oraz zaplanowanie zakupów.

Pierwszy punkt wiąże się z wpisaniem w organizer tygodniowy:

• spotkań w pracy
• zaplanowanych z góry wyjść (wizyta u dentysty, rezerwacja w kinie, trening córki)
• ważnych dat, takich jak urodziny, imieniny czy rocznice
• terminów lekcji (serbski i angielski)
• priorytetowych zadań.

Na przestrzeni tygodnia uzupełniam lewą część o podręczne notatki, a w prostokątnym okienku wpisuję spontanicznie wpadające zadania. Jak widać – można mieć coś zaplanowane z góry, ale znaleźć również przestrzeń na niespodziewane.

Drugi punkt wiąże się natomiast z przejrzeniem zadań całej rodziny i wybraniem najlepszej pory na cotygodniowe duże zakupy. Dawniej robiliśmy je w sobotnie poranki, obecnie podchodzimy do tego bardziej elastycznie. Czasem lepiej, gdy mąż zgarnie mnie po pracy i załatwimy zakupy w środku tygodnia. Dzięki temu jesteśmy w stanie zaplanować weekend na luzie, bez żadnych obowiązkowych wyjść. Mniejsze zakupy – w stylu świeżych warzyw czy pieczywa – robię bardzo szybko każdego dowolnego dnia po odprowadzeniu córki do szkoły. Coraz częściej też sama piekę, więc powodów, by chodzić do sklepu, jest jeszcze mniej.

Oprócz tego, że planuję w ten sposób, kiedy pojedziemy na duże zakupy, dodatkowo komponuję listę tego, co jest nam potrzebne. Na lodówce wisi magnetyczny notes z listą zakupów – uzupełniamy ją na bieżąco, gdy jakiś produkt się kończy. Do tego dorzucam jeszcze produkty potrzebne na przyszłość (przeczytaj o planowaniu posiłków) – i gotowe.

Moja organizacja tygodnia – czy się sprawdza?

Powyższy system wypracowałam kilka miesięcy temu i cały czas wiernie przy nim trwam. Zaplanowanie tygodnia nie zajmuje mi teraz wiele czasu. Ba! Jestem przekonana, że dzięki takim działaniom ostatecznie ten czas oszczędzam. Spróbuj kiedyś przekopać się przez kilka tysięcy plików i zdjęć, a zrozumiesz, co mam na myśli!

Jeżeli zastanawiasz się, jak skutecznie zaplanować tydzień, polecam testowanie różnych opcji. Możesz zainspirować się moim systemem, aby stworzyć własny. Zastanów się, co jest dla Ciebie lepsze – aplikacja mobilna czy podręczny notes? Kalendarz książkowy czy notatnik w telefonie? Obserwuj swoją codzienność – jakie zadania wykonujesz regularnie, a jakich w rozkładzie tygodnia Ci brakuje? Sprawdzaj, testuj, analizuj i… planuj. Organizacja tygodnia wcale nie jest trudna – po prostu trzeba się za nią zabrać.

A jeśli masz swoje sposoby na zaplanowanie tygodnia – daj znać w komentarzu, jak one wyglądają. Kto wie, może zainspirujesz mnie albo kogoś innego do działania?

Przeczytaj również:

• Jak zwiększyć swoją produktywność – technika Pomodoro.
• Narzędziownik – jak wygląda moja organizacja?