15+ narzędzi, które wykorzystuję w pracy (nie tylko jako copywriterka) [Zacznijmy od słowa, odc. 18]

Chcesz pracować sprawniej i skuteczniej? Poznaj narzędzia, które wykorzystuję do organizacji zadań oraz do tworzenia (lepszych) treści, a także takie narzędzia, które usprawniają i ułatwiają pracę.

Z tego tekstu/odcinka dowiesz się:

• jakich narzędzi używam do organizacji zadań
• które narzędzia pozwalają mi tworzyć (lepsze) treści
• w jaki sposób pracuję
• co ułatwia i usprawnia moją pracę.

Dzisiejszy odcinek jest nieco bardziej techniczny. Opowiadam w nim o narzędziach, które wykorzystuję w pracy jako copywriterka i content managerka. Nie są to wszystkie rozwiązania, z jakich korzystam, ponieważ jestem niesamowitym geekiem, kocham testować aplikacje, wdrażać nowe rozwiązania, sprawdzać sprzęty itd., starałam się jednak wybrać to, co najważniejsze, najbardziej przydatne i właściwie niezbędne mi do pracy. Będą to aplikacje, programy oraz rozszerzenia do przeglądarki, czyli wszystko to, co wspiera mnie w pracy.

Na początek – parę słów o moim zapleczu. Pracuję na sprzęcie firmy Apple, tj. korzystam ze stacjonarnego iMaca, z Macbooka, iPada i iPhone’a, ale nie korzystam z applowskiej przeglądarki Safari, cały czas pozostaję wierna Google Chrome, więc jeśli wspomnę np. o rozszerzeniach do przeglądarki, to na 100% są one na Chromie, w przypadku apek i programów wydaje mi się, że wszystkie, a przynajmniej większość, działają także na Windowsie i Androidzie, ale to już trzeba indywidualnie sprawdzić.

W temacie sprzętu dorzucę jeszcze moje najświeższe odkrycie sprzed paru miesięcy, mianowicie słuchawki AirPods Max. Są to nauszne słuchawki, które z jednej strony oferują naprawdę czyste, piękne brzmienie dźwięku, ale przede wszystkim – mają kosmicznie dobrą funkcję aktywnej redukcji hałasu. Jeśli tylko ją uruchomię – nie dociera do mnie nic. I to jest absolutnie piękne, szczególnie gdy pracujesz w domu, nie masz willi, tylko malutkie mieszkanie i potrzebujesz czasem odrobiny spokoju.

Tyle o sprzęcie, przejdźmy do narzędzi.

Narzędzia do organizacji zadań

Sama dla siebie korzystam z narzędzia Todoist, w którym gromadzę codzienne, cotygodniowe i comiesięczne zadania. Jak to wygląda od środka, przeczytasz we wpisach:

• Moja organizacja dnia. Jak dobrze zaplanować dzień?
• Jak ogarniam cotygodniowe zadania?
• Moja organizacja miesiąca. Jak zaplanować miesiąc?

Korzystam także z programu Notion, który wykorzystuję nie do zadań, ale bardziej jako crm, bądź też bazę informacji. Mam tam szablony maili, listy to-do (w stylu listy bagażu do zabrania), linki do przeczytania, ale też bazę przepisów albo tablicę marzeń.

Kalendarz Google, który stanowi moje centrum centrum dowodzenia. Lądują w nim wszystkie spotkania, ważne przypomnienia, daty meczów, wizyt lekarskich i zebrań szkolnych, a także spotkań ze znajomymi.

Jako papiernicza świruska, regularnie wykorzystuję także narzędzia papierowe, takie jak ścianer (planer z widokiem miesiąca), rozpiska tygodniowa na biurko czy suchościeralny planer roczny z datami urodzin i rocznic czy też informacjami o kończących się subskrypcjach i obowiązku przedłużenia domen.

Oprócz tego są też narzędzia, z których korzystają moi klienci, a ja razem z nimi – należą do nich Nozbe (niegdyś moje ulubione rozwiązanie tego typu), Teams (z funkcją przydzielania zadań członkom grupy), a do niedawna także Asana i Trello.

Narzędzia do tworzenia treści

Moim podstawowym programem do pisania pozostaje niezmiennie Scrivener. Jest to totalny kombajn, w którym nie tylko piszę, ale też gromadzę teksty. Superważna jest tutaj dla mnie synchronizacja, dzięki której mogę zacząć pisanie na komputerze, a po chwili skończyć na telefonie. Nic nie ginie, zero awaryjności, zero problemów!

Mam też wykupiony dostęp do Microsoft 365, a zatem m.in. do programu Word, ale korzystam z niego rzadko w temacie pisania – bardziej służy mi do tego, by otworzyć dokument od klienta, dorzucić do niego komentarze, napisać coś na szybko itd.

Canva – tworzę w niej karuzele, proste grafiki do social mediów, mini e-booki. Duże e-booki składam w Affinity Publisher, ale to już bardziej skomplikowany i zaawansowany problem, którego nie ma potrzeby uruchamiać dla małego projektu graficznego.

Istnieje także kilka aplikacji, które wykorzystuję na potrzeby Instagrama: Inshot do montażu prostych video, Unfold do tworzenia bardziej wizualnych InstaStories oraz strony gromadzącej wszystkie linki w biu na IG, a także Lightroom do prostej obróbki zdjęć (prostej dla mnie, ponieważ ogólnie można tam zrobić bardzo, bardzo dużo).

Innego typu programem jest MailerLite – oprogramowanie wykorzystywane do rozsyłania newslettera (chcesz zapisać się do mojego? Znajdziesz go tutaj: InspiListy. Jest to proste w obsłudze, bardzo intuicyjne i niedrogie rozwiązanie (istnieje w dnim opcja darmowa do 1000 subskrybentów).

Senuto – oprogramowanie przydatne dla osób tworzących treści dla siebie lub dla klientów. Pomaga analizowań i optymalizować działania w oparciu o dane dotyczące SEO, czyli: jakie słowa kluczowe przyciągają naszych odbiorców, na jakie frazy warto się pozycjonować, czego inni szukają na naszej stronie internetowej. Pozwala również podglądać pod tym kątem konkurencję i ewentualnie wyciągać z tego wnioski dla siebie. Do Senuto mam podpięte inne narzędzie – Google Analytics, które jest dla mnie niezbędne do analizowania ruchu na stronie – i dzięki ich połączeniu mogę to wszystko przeglądać w jednym miejscu. Myślę jednak, że narzędzia w stylu Senuto przeznaczone są głównie dla profesjonalistów. W standardowej cenie najmniejszy pakiet kosztuje ponad 2000 zł za rok, ale jeżeli tworzymy dużo treści do internetu, to warto rozważyć jego zakup.

Keywords Everywhere – jest to rozszerzenie do przeglądarki, które, gdy korzystam z wyszukiwarki Google, obok wyników wyszukiwania wyświetla także popularność danej frazy w ujęciu historycznym, podpowiada zbliżone hasła, pokazuje, czego jeszcze szukali użytkownicy zainteresowani danym tematem oraz proponuje frazy z tak zwanego „długiego ogona”, czyli dłuższe, bardziej złożone hasła, jakie wpisują użytkownicy wyszukiwarek. Jest to kolejne rozwiązanie szczególnie pomocne dla osób tworzących teksty dla klientów, ale też blogerów, właścicieli stron i twórców internetowych.

Miro – oprogramowanie, z którego korzystam wyłącznie współpracując z innymi, ponieważ dla potrzeb osobistych nie jest mi w ogóle potrzebne. Za pomocą Miro wizualizuję klientom, jak ich teksty będą wyglądać na stronie internetowej. To ważne, aby otrzymywali nie tylko suchy, jednolity tekst w pliku tekstowym, ale gotowy projekt pokazujący, jak powinny być ułożone nagłówki, co powinno być większe, co mniejsze itd.

Narzędzia wspierające i ułatwiające pracę

Magnet – fantastyczna aplikacja służąca do dzielenia ekranu komputera. Jest to superprzdatne, kiedy pracujemy w kilku oknach jednocześnie, np. po lewej stronie piszesz, po prawej chcesz mieć pod ręką notatki, niżej – fragment artykułu, do którego się odnosisz itd. Jedno kliknięcie wystarczy, by zorganizować widok, nic na siebie nie nachodzi i wszystko doskonale widać.

Obsidian – do tworzenia bazy notatkowej z książek, webinarów i szkoleń. Jest to kolejny kombajn, ale najwyraźniej ja takie właśnie rozwiązania lubię najbardziej. Moim ulubionym elementem Obsidiana jest to, jak w łatwy sposób można łączyć ze sobą poszczególne notatki, np. za pomocą konkretnego tagu – dzięki czemu tworzy się z tego bardzo sensowna i bardzo dobrze poukładana baza. Szczególnie efektowne okazuje się tutaj wizualizowanie połączeń pomiędzy notatkami za pomocą grafu.

O ile Obsidian wykorzystuję do „klasycznych” notatek pisanych, o tyle do notatek bardziej wizualnych, czy też do pisania „na brudno” wykorzystuję GoodNotes na iPadzie. Jest to aplikacja, która ma naprawdę szerokie możliwości – niektórzy tworzą w niej dzieła sztuki rodem z najpiękniejszych bullet journali, ale dla mnie to już za dużo i wykorzystuję jedynie podstawowe funkcjonalności tej apki.

Spotify – wiem, że obecność tego programu może na pierwszy rzut oka nie kojarzyć się z pracą, ale ja akurat jestem osobą, która nie potrafi funkcjonować i skupić się w ciszy, więc Spotify w wersji premium to u mnie pozycja obowiązkowa. Mam tutaj playlisty na każdą okazję – do pisania, do pracy w skupieniu, do relaksu, do tańca czy też do sesji pomodoro.

Przy okazji – jeżeli chcę pracować wykorzystując technikę pomodoro (o której przeczytasz w tekście: Jak zwiększyć swoją produktywność), czyli dzieląc czas pomiędzy pracę w skupieniu a krótkie przerwy, wykorzystuję do tego stronę tomato-timer.com, ale to akurat najprostsze z najprostszych rozwiązań i nie sięgam tutaj po wypasione apki, bo po prostu nie potrzeba mi więcej. A jeśli chcę przy okazji sesji pomodoro pooglądać ładne obrazki i jeszcze bardziej wczuć się w klimat, korzystam z YouTube’a, gdzie znajdują się sesje pomodoro z muzyką z gier, filmów i seriali, a także takie motywy jak „pomodoro session Harry Potter”. Bardzo poleca, niesamowicie dodaje to klimatu pracy!

Tak wygląda zbiór moich najważniejszych narzędzi. Jest jeszcze wiele świetnych rozwiązań, które mogłabym polecić, ale one nie mają bezpośredniego związku z pracą, zatem tutaj je pominęłam, ale niewykluczone, że w przyszłości jeszcze Ci o nich opowiem. A jeśli chcesz każde z powyższych narzędzi poznać bliżej, to posłuchaj wersji audio tego odcinka, ponieważ tam omawiam je dużo szerzej.

Podobał Ci się ten odcinek? Podaj go dalej!